摘要笔者结合多年来的工作经验,探讨如何在当前教育现代化的进程中,对中学电教装备资产进行高质量的规范化管理。
关键词中学;电教装备;装备资产管理;固定资产管理
随着科技发展,教育进步,促进了学校电化教育的迅猛发展。近10年来,青岛市教育装备部门不断加大对中小学教育技术装备投入,已使青岛市中小学电教装备跨入全国领先行列。
青岛市育才中学是由一所历史名校经过高、初中分离,转变为“公办民助”学校。目前,学校又恢复为一所公办性质的优质初中学校。学校起点高、质量优、生源充足、资金雄厚。现有百余名教职员工和约两千名学生。
成立10年来,学校教育技术装备事业发展迅速,设施先进,装备总资产金额已过千万。其中仅自购、赠送、调拨的电教类装备资产金额已达850余万元。电教装备更是优中之优,拥有全市一流的校园网络系统、电视台、计算机教室、校园广播系统,教室全部实现班班通多媒体网络教学。学校拥有400多台台式计算机、80余台笔记本电脑和40余台打印机、教师们人手一套小型扩音机供上课时使用。装备设施非常齐全,使用、周转频率高、更新快。因电教装备物资成倍增加,电教器材、设备等资金所占比例为学校装备总资产的85%以上。
随着资产的大量增加和更新,管理工作的重要性也日益凸显。如何管理好这些资产直接关系到学校教育教学及其他工作的顺利进行。对此领导十分重视,成立了资产管理领导小组,由校长、分管后勤副校长、总务处负责人及专职装备资产管理员组成,履行学校资产管理的各项职责。其中,笔者从事的电教装备资产管理的实际运作是核心部分,在此将多年来的工作经验总结归纳,共同探讨实现科学规范及合理化管理的方法。
概况
学校装备资产来源主要有调拨、自购和捐赠。固定资产是指单位价值在500元以上且使用期限在一年以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的设备。有些单位价值虽未达到规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资也被定为固定资产。其他所有设备则为低值资产。
例如:学校电教装备中纳入固定资产核算的设备及器材包括:电视机、电脑、服务器、打印机、录音机等。对装备资产的管理,实际上既包括固定资产管理又包括低值资产管理。
按上级装备部门要求,我校采用全市统一的“中小学教育技术装备管理系统网络版”记录学校装备资产账目,实行电子化管理。但上级计财部门要求的固定资产管理仍采用人工手写记账方式,记录资产总账。电教设备具有价格昂贵的特点,许多既属于装备资产,又属于固定资产。作为电教管理者,笔者需要同时把诸多设备计入两本账,即电子化的装备账和手工的固定资产账。为方便管理,兼顾二者,简化工作程序,提高效率,笔者将属于固定资产的设备录入“中小学教育技术装备管理系统”,由该系统进行管理。而对于装备低值资产,只填写入库单和出库单,记流水账。这样,装备资产管理系统中计入的物资与固定资产总账计入物资完全一致,使装备与固定资产两项管理合二为一。装备资产管理系统的电子化,极大地方便了对固定资产的手工统计与管理。而原始的手工固定资产管理模式,又弥补了装备资产管理的某些缺憾。笔者使用两套模式共同管理,同时建立了有关使用、维护、保养、报废等整体配套措施,使管理达到细致、准确、科学、规范。
方法
一、验收
无论是何种渠道进入的物品,收到后,学校首先检查新进设备包装箱及密封条是否完整。开箱取出设备装箱单等资料,检查产品合格证,并根据装箱单逐一核对产品名称、型号、配置、随机附件及数量等。确定无误后,在供应商提供的验收单上签字。填写电子进货日志(图1)及手写入库单(图2)。妥善保存随机资料,待入学校装备档案。
二、分类
电教资产属于固定资产分类目录中的第三类,其中又分为5个子类,而这与设备资产中电教设备的分类完全相同。
1.电视录像设备(301):①电视机②电视天线③录像机④摄像机⑤录像带⑥其他⑦低值资产。
2.收录音及语音设备(302):①收录机②语音室设备③录音带④其他⑤低值资产。
3.放映设备(303):①放映机械②其他器材③电影片④其他⑤低值资产。
4.幻灯投影设备(304):①幻灯投影机②其他器材③幻灯片投影片④其他⑤低值资产。
5.微电脑设备(305):①主机②显示器③打印机④稳压电源⑤工作台⑥软件⑦其他⑧低值资产。
随着电教类物资的迅速发展,其分类目录也不是一成不变的,建议相关部门能对此进行修订。
三、编号、填写固定资产卡片
对所有设备按全地区规定的编号编写资产编号。编号的前四位数采用统一的标准编码方式。比如,给电脑编号,则选择微电脑设备305-1,而后边的数码则是按设备购入时间编排的序号,合起来就是305-1-010。之后的“B”字是为统计方便自行编制的,每五年更换一次且序号再从001开始(之前用的“A”编号物资随时间推移,逐渐损坏报废,断号、缺号已不利于管理)(图3)。随后,还需详细填写固定资产卡片,将资产编号、规格、型号、数量、单价、来源、收进日期、出产厂名、产品制造号及随机附件等一一填写到卡片上(图3),卡片右上角标注的⑤-1说明同类物品共有5件,此卡为该物品的第一张,做到一物一卡。卡片背面(图4)则是借用人借出签字及收回记录(记录填满后,添加附页)。产品制造号即产品唯一编号,记录到卡片上有利于资产清查时遇到标签脱落等问题时进行核对,确保清查的准确性。固定资产卡片中可以详细填写有关该设备的信息,因此也弥补了装备资产管理系统中只能输入简单资料的不足。
四、入账
取得固定资产后,总财产管理员根据发票上的单价、数量、型号(捐赠取得的可根据捐赠者提供的相关单据或按市场价格估算价值)填写固定资产增加凭证,及一式四份的固定资产增加凭单,注明资产分类编号,种类繁多的成套设备可在凭单后附增加资产明细。经总财产管理员及电教分财产管理员签字后,交由会计,总财产管理员及电教分财产管理员分别保存并登记入账。
总财产管理员将新入资产登入固定资产分类账簿,并按上级装备部门要求登录“中小学教育技术装备管理系统网络版”,将新增资产录入到该系统中。点击“库存查询”项目,可迅速查出库存总金额及各分类金额等,用以检验固定资产总账及分类账簿金额的准确性。
五、粘贴标签
总财产保管员按类别逐一填写并粘贴固定资产标签。标签外再贴一层透明胶纸以防标签脱落。
六、发放及回收
为规范管理、杜绝浪费,学校建立了严格的电教仪器、设备使用管理制度。装备固定资产,如电脑、扫描仪、打印机等低值易耗电教物品,如优盘、扩音机、多功能插座等的发放均须由领用人填写“办公用品/低值易耗品领用申请单”,由领用部门负责人及学校领导在申请单签字后方可下发给个人使用。固定资产需由使用人员在固定资产卡片上签字承担保管责任。如使用人员发生变动,及时办理交接手续,变更固定资产卡片记录。为延长装备的使用寿命,严格借用和归还手续。要求使用者在使用仪器、设备前,认真阅读各项使用说明书,了解设备性质,熟悉操作方法。使用中,严格遵守操作规程。使用后及时归还,并与管理员一起对归还设备进行检查验收工作。凡在借用过程中,因使用、保管不当而造成的损坏、丢失均按《电教器材损坏赔偿制度》执行。低值资产则由使用者在出库单类别对应页签名出库。
七、保养、维护和维修
严格电教器材的保养、维护、维修制度。定期保养和维护设备,如液晶投影机、视频展示台等属精密仪器,应注意日常保养与维护,避免冲击、震动,注意防尘通风散热。包括照相机、摄像机等镜头上的灰尘,应用专用镜头纸、鹿皮或沾有清洗剂的药棉轻轻擦拭。对录音机和录像机等有磁头的设备应定期用无水酒精擦拭磁头,以保证录制效果并延长使用寿命。摄像机、电视机要注意防尘、防潮、防震、防腐蚀。长期不用的电教设备,应拔掉电源插头等。严禁自行拆卸电教设备。对出现故障的设备进行及时维修。
保修期内的设备,由厂家保修、送修,遇到小毛病由管理员自行维修,做好维修记录。特别重要的是加强对保管者和使用者的培训。让他们不但学会使用设备,还能充分了解设备的性能和状况,知道如何能延长设备使用寿命,维护和用好设备,如告诉他们如何操作即可延长照相机、笔记本电脑等充电电池的使用寿命等。
八、清查
每年财政部门、教育局主管部门都要对学校特别是电教装备资产进行一到两次的检查工作。为此,每学年度笔者都要对所管理的电教装备资产进行全面、彻底的清理工作,界定产权,摸清家底,切实做到账账、账证、账实相符。为方便核查,笔者按学校所有部门建立了电子账页(图5、6) ,点击某部门账页,该部门物资一目了然。清查过后及时更改账页。对盘盈资产估价入账、盘亏和报废资产,按规定程序报批后,进行统一处理并做相应的资产调整和财务账目调整。
九、报废
对闲置、损坏和遗失的物品及时进行报废处理。供应者填写固定资产减损报表,交总财产保管员。由相关人员签字后,报上级主管部门审批。已批准报损的装备物资由上级部门负责调配。剩余物品中可用但不成套设备还可做备用件。如电脑主机已不可用,但显示器、音箱、键盘、鼠标等还完好,则可用 来当做替换品,及时解决教室、班班通等电脑出现的故障,为学校节省大量经费。
十、建立仪器设备档案
将各种教学仪器设备说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、保修卡、安装盘等不同产品原始资料,按年度及类别分别编号录入微机纳入学校仪器设备(SB)类档案进行管理,为用教学设备提供安全保障,更好地服务于教学。
结果与讨论
由于工作细致到位,学校装备资产管理井井有条,教学工作得到有力支持与保障,得到师生们的认可。我校资产管理工作顺利通过省、市级规范化等上级部门多次检查和验收。2008年,我校还被评为青岛市教育技术装备工作先进学校。
笔者认为,加强学校教育技术装备资产管理,是一项长期而又细致的工作,管理人员不但要思想重视,有高度的责任感,积极的工作态度,持之以恒地对物资进行细致到位的管理,还需要不断提高自身的业务能力,运用有效的管理方法,确保学校装备资产得以科学、合理地使用,从而提高资产利用率,进一步节省教育经费。总之,电教装备资产管理的科学化与规范化对增强学校的办学活力及竞争力,改善教学质量,提高教育教学水平都具有十分重要的意义。■
(作者单位:山东省青岛市育才中学)
