摘要：传统村落是农业文明的重要标志,也是中华民族的精神家园。近年来，传统村落因为多种客观原因和主观原因而面临着严峻的挑战,导致了传统村落的宝贵物质和非物质文化资源的破坏。从档案收集整理工作的视角说明传统村落建档的必要性和急迫性，阐述对传统村落档案实体管理的思考，为达到以档案之力，保护传统村落的宝贵历史文化遗产和传统村落历史记忆的目的。
关键词：传统村落，收集，整理，鉴定保管
中图分类号：F293.3文献标识码：B
文章编号：1001-9138-(2014)05-0068-73收稿日期：2014-01-08
传统村落是农业文明的重要标志,也是中华民族的精神家园，传统文化的活态记忆。然而,随着社会的快速发展、人们生活水平的不断提高,传统村落因为多种客观原因和主观原因而面临着严峻的挑战,导致了传统村落宝贵物质和非物质文化资源的破坏。根据我国相关部门的统计数字显示，我国的传统村落10年前有360万个，而到2012年却只剩270万个，这就意味着平均每一天消失的传统村落大概有80－100个。而且更为严峻的是目前全国依旧保存与自然相融合的村落规划、代表性民居、经典建筑、民俗和非物质文化遗产的古村落仅仅剩下两三千座。
在如此严峻的形势下，中国传统村落的问题愈加突出，引起了社会各界的广泛关注，传统村落保护工作刻不容缓。数年前文化部、国家文物局等部门已经组织实施了“中国传统村落保护和发展工程”；2012年4月，住房和城乡建设部、文化部、财政部及国家文物局联合进行中国传统村落的调查与认定工作，并颁布了首批646个中国传统村落名单，将传统村落的保护列入国家重点项目；2012年12月，住建部、财政部、文化部三部门发布了《关于加强传统村落保护发展工作的指导意见》，为全国各地加强传统村落保护发展工作提出意见；2013年7月，三部门又联合发出了《关于做好2013年中国传统村落保护发展工作的通知》（以下简称《通知》），要求各地尽快建立中国传统村落档案，科学编制规划；2013年9月，住建部、文化部、财政部联合公布了第二批列入中国传统村落名录的村落名单,全国有915个村落名列其中。在这种背景下，档案及相关部门应积极推进中国传统村落档案的建立工作并科学、有效地进行档案实体管理，不断丰富和完善乡村档案资源体系，以档案之力挽救日渐消失的中国传统村落，发挥档案保护传统村落的作用。
1 中国传统村落档案的收集工作
传统村落档案的收集工作不仅是传统村落档案管理的基础性环节，为后续档案管理提供基本业务对象，更是保护甚至挽救处于消亡边缘的传统村落的较为高效的途径之一。
1.1 明确收集范围
做好收集工作，首先要明确收集什么。总体上讲，传统村落是居住、生活、生产活动的物质载体，具有历史性、典型性、可观性、适用性、完整性，因而中国传统村落档案收编范围应该包括传统村落的基本简介（所处地区、地理位置、占地面积、人口数量、民族情况、生态环境、传统选址格局、村落规划、基础设施、家庭组成、家族情况、宗族群体情况、家谱族谱、村落公共事务状况等）、物质文化（包括衣冠服饰、特色食物、传统乡土建筑、交通工具、生产工具、生活工具、农林牧渔业的生产资料情况、手工业生产情况、商业贸易情况、村落自然景观、村落历史文化景观、名人实物等）、非物质文化（特色节日、宗教信仰、成年婚姻丧葬习俗、娱乐民俗、语言民俗、传统手工工艺技能、民间美术、地方戏曲、特色音乐、民间舞蹈、传统医药、口头表演艺术）等，以纸质档案、声像档案、缩微档案、电子档案等载体形式的文字、照片、录音、录像档案资料。档案部门应制定详细而又全面的传统村落档案收编范围，一则综合体现传统村落的地理环境、地域文化、乡土特色和独特生活方式，是区域整体人文生态系统特征的凝聚，体现了传统村落巨大的经济价值、社会价值、历史价值、文化价值，具有现代化农村所不可比拟的独特鲜明的特性，加深了人们对传统村落的认识；二则便于推动全国各地区积极进行传统村落保护工作，提高各地区档案部门、文化部门及其相关部门的档案收集工作效率，根据收编范围尽可能全面、多层次地收集传统村落资料。当然，因为中国传统村落地域性强，村落形态、生产生活等众多方面具有不同的特点，因此收编范围不是一成不变的，还是应该做到具体问题具体分析，各地区档案或文化部门可以根据传统村落特性，增加或者删减收编类目，体现地方特色。
1.2 分清档案的收集次序
全国各省市的传统村落数量不一，有些省市例如贵州、云南、山西、浙江等省是传统村落大省，各地档案工作者应该根据《传统村落名录》、《古村落保护办法》、本地区传统村落认定标准，统筹考虑，区分主次，对于那些特色性强、价值性高、历史久远、甚至濒于消亡的村落要尤为重视，优先进行档案收集工作，及时、全面地把档案资料收集进档案馆（室）。对于其他符合地区传统村落认定标准的村落可以次序稍后，但收集工作也要进行，为日后申报中国传统村落名录做准备，为文化、研究、保护部门掌握地区村落特点、发展规律提供数据资料。
1.3 坚持收集中的原则要求
考虑到传统村落档案涉及范围广、种类多、地域性强、收集难易程度不同，收集方式不同，各地档案工作人员应该及时、全面地把传统村落档案收集进馆（室），及时掌握档案分散流动保管和使用的情况，遵循来源原则、全宗原则、有机联系原则、特色性原则，处理好档案局部和整体、当前和长远需要之间的关系,积极推行入馆（室）档案的标准化，坚持质量验收，提高案卷质量，保持全宗的不可分散性和相对完整性。具体来说，各地档案工作人员收集传统村落档案时可以通过调查研究的收集方法，一是可以实地考察，摸清情况，主动走访，亲身感悟，保证收集档案的真实性；二是可以考证检查补缺，完善已经登记保管的传统村落的信息档案，保证档案收集齐全，相对完整；三是可以进一步调查发现未建档的传统村落的资料，尽量多保存，尤其是少数民族地区、传统村落档案空白地区、地域个性和代表性强的传统村落千万不能忽视，要不断丰富传统村落资料信息，体现村落特色，坚持特色性原则；四是可以对拥有丰富非物质文化遗产的传统村落进行不同载体形式的记录，例如，纸质文字难以承载的口头表演、民间音乐、传统手工艺技能等以录音、录像的形式进行写实记录，利于保存、传承，丰富档案种类；五是可以走访村民，切实采访村落德高望重的老人，询问相关村落问题，探寻村落更为深层的价值、特点，开拓收集思路，扩大收集范围，力求全面、详尽、客观、真实。
1.4 提高档案工作人员的收集意识和水平
档案收集数量多少、质量高低与档案收集者、档案工作人员的档案意识水平、工作能力有着密切的关系。在传统村落档案收集过程中，档案工作人员应当充分利用自身专业知识，对传统村落档案收集工作进行超前控制，起到监督指导、总揽全局的作用。因此各区县档案馆要经常对村镇档案室工作人员进行业务指导工作和档案法律法规宣传教育工作，例如传统村落档案收集的注意事项、收集方法等，通过专业培训加强他们对传统村落的理解和认识，提升其档案职业素养，增强档案专业意识，加强依法建档、依法管档的自觉性，提升他们的档案责任感、使命感，把传统村落档案的收集工作与乡村文化建设紧密联系起来，以此保证收集工作的顺利进行，保证档案收集的完整齐全。
2 中国传统村落档案的整理工作
档案资料收集工作是实体管理的第一阶段，档案的整理工作就是承上启下的过程，为后续的档案保管、开发利用工作奠定基础。所以，传统村落档案的管理工作应该按照档案管理的统一要求，根据国家相关部门发布的保护传统村落的指导意见、通知等要求，健全相关制度，严格筛选归档材料，明确保管期限，进行分类立卷、案卷排列、编制案卷目录一系列细致工作，将传统村落档案纳入统一的分类编号体系。
2.1 传统村落档案整理工作的流程
乡村档案工作人员在资料收集阶段应该坚持宁多勿漏原则，保证档案的全宗完整性和不可分散性，而在整理阶段应该坚持博约得当原则，去粗取精，避免重复过度，提高传统村落档案的质量。在筛选材料后，村落档案室或者资料室应该按照档案整理工作的具体原则，合理确定立卷分类方案，采用问题分类法，按照收集范围中所确定的村落简介、物质文化、非物质文化等类目仔细编写立卷类目，进行归卷立卷（件），最后进行案卷排列，给定档号，编制案卷目录，完成该村的传统村落档案的整理工作。经济条件允许的村落档案室可将最终立卷好的传统村落档案目录制成电子检索目录，并及时移交至各地档案馆。当各地档案馆接受村镇档案室根据入馆要求整理移交的传统村落案卷时，应当遵守充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系和便于保管和利用的整理原则，在保持传统村落档案之间来源联系的前提下，采用年度——组织机构分类法，进行全宗分类立卷，然后按照国家“一村一档”的指导意见，利用传统村落地区特征进行组卷，即一村一档一卷，最后根据馆藏情况和存放要求，可以在原始框架内适时进行局部调整，进行再次加工整理。另外，传统村落的照片、录音、影像、实物等资料为了便于管理保存，可以单独立卷，标明所属全宗，编好立档号即可。
2.2 完善档案资料分类体系
根据住建部、财政部、文化部三部门发布的《关于加强传统村落保护发展工作的指导意见》和《通知》精神，要完善管理体制，加强传统村落遗产的科学管理，分级保护。而我国传统村落形态多样，分布区域广，既有相同点，也有众多的不同点。共同点在于源于农耕文明，发展历史久远，丰富的物质遗产与非物质文化遗产并存，随着村落的兴衰演替物质实体与非物质精神互相交融，互相依存，交叉而又独立。而不同之处在于传统村落由于所处地域不同、形成时间不同、发展历程不同，传统村落在选址格局、生态环境、自然景观、基础设施、家族宗族、衣食住行用、宗教信仰、审美、风习等方面各不相同。基于我国传统村落现状，为保持传统村落遗产的真实性、完整性和可持续性，各地基层档案馆应当在传统村落档案整理阶段完善分类体系，明确大类目，细化小类目，形成分化合理、科学有序、标示明确的分类体系，便于社会各部门查询传统村落档案信息，利用档案发现传统村落的问题、现状，加强发掘、研究传统村落遗产价值，针对不同存在问题、特点、价值的传统村落对症下药，及时组织专家制订详细的且具有针对性的保护方案，社会部门及时采取相应的保护措施，防止一刀切现象。
2.3 建立传统村落档案数据库
档案管理的信息化、数字化、网络化是现代档案信息管理的重要方向和主要途径。传统村落档案的保管利用管理也应该遵循这一方式，利用计算机和网络技术及时建立传统村落档案数据库。档案信息数字化主要包括档案目录数字化、档案全文数字化、档案实体图片化，其中最为重要的是档案全文数字化。因此，在档案信息的录入过程中，档案馆要注重做好这几方面的任务。一是要确定传统村落档案电子加工的扫描范围和识别处理原则，加强前端指导控制，减少扫描后重复性信息冗余，减少扫描过程中人为失误、原则前后不一等可以避免的主观错误。对于资料利用价值非常高，且具有长期保存价值，用户对此类文档的精确搜索及拷贝有一定需求的文档应进行整本电子化处理；二是要对档案资源进行数据化处理，通过扫描或数码拍摄，经过压缩、转换等手段将纸质资料、照片、录音、录像等转换成图片文件、声音文件和录像文件等电子文件；三是重视档案的安全、备份工作，采用先进的管理手段和技术方法保证数字档案信息的长期可读，增加传统村落档案利用的可进入性和可获取性；四是要充分利用文档处理软件，根据相应的标准要求、制度规范对完成录入工作的数据库进行调整、整理，使之规范化、有序化，使档案工作人员便于进行后台管理，使用户通过计算机程序控制的查询功能迅速地检索出所需要的档案资料，便于进行前端检索利用；五是要通过互联网、局域网等计算机网络技术，为用户提供档案信息的网上利用交流服务平台，搞好远程服务，及时反映传统村落现状，满足传统村落档案信息查询、检索、分析、预测、可视化展示等功能，实现传统村落档案信息的开放式、交互式的共享和便捷的社会化利用，有利于进一步提高公众保护传统村落的意识，以便于发挥公众的力量来推行传统村落管理与保护工作，有利于专家学者对传统村落进行动态分析，传播新观念新方法，根据各村的不同情况制定相应的保护性规划，编制科学化、系统化的保护策略，形成传统村落保护体系，有利于相关政府部门合理科学地开展下一步传统村落资源的规划与管理工作，完善传统村落规划，发挥政府的主导作用。
3 传统村落档案的鉴定保管工作
无论从传统村落档案的保管主体还是保管过程来讲，档案保管工作是一个长期的，动态变化的过程，并不是一成不变的。从保管主体来说，传统村落属于行政村一级，乡镇属于基层的政府机关，由于大多数的传统村落没有专门的档案室和档案管理人员，保管条件受到一定的限制，因此传统村落的档案保管工作需要乡镇一级档案部门的有力支持。乡村是传统村落档案收集工作的主体，乡镇则是鉴定、保管工作的主体。从保管过程来说，传统村落档案具有经济、政治、文化、社会多重价值，具有历史回溯、行政决策、学术研究、助兴地方经济、发展文化教育事业等多重作用，因此各档案馆（室）工作人员要合理进行档案的鉴定工作，对传统村落档案进行价值鉴定，考量分析各案卷对社会的有用性及有用程度，明确案卷的保管期限，实行分级保管，并建立传统村落档案保管体系和科学合理的存放秩序，这样便于抽调、移动传统村落档案，利用、存放、索取迅速便捷，提高了档案工作的行政效率。
对于经济条件较为落后的村落，在不具备档案的保护技术、保管条件和档案工作人员的情况下，必须及时移交档案至相应的档案馆，不可拖延贻误，防止村级领导干部换届时造成村落档案的遗失甚至毁弃，同时移交的档案必须具备明确的目录清单，村级档案室或者村委会相关部门留存一份，乡镇政府档案室留存一份，以防档案在移交过程中出现丢失、遗漏的现象，影响档案的安全性和保密性。经济条件较好的传统村落，可以在乡镇一级档案管理部门的监督指导下，建立综合档案室或者档案管理中心，完善档案库房保管环境，配备专门的档案设备，切实保障经费投入，加大档案管理人员的培训力度，便于以传统村落档案为载体，以村为单位开展档案的保管、利用工作。
地方档案馆要根据《中国传统村落名录》第一、二批名单，加强名单中传统村落档案的保管工作，同时也要照顾一般，兼顾未列入名单中地方传统村落档案的保管。经济条件较差的村落档案室，由于保管条件限制，可以保管一些保管期限较短，村落利用频繁，内容重复且复制件较多的档案，对需要永久和长期保存的档案，一般应定期向地方档案馆移交，实行统一保管。地方档案馆应该考虑现时和长远的关系，既要保证长远发展，又要保证当前需求。
现代化进程中被称之为“传统文化的明珠”、“民间收藏的国宝”的我国传统古村落面临着不断被破坏甚至消亡的压力。保护传统村落是个庞大的工程，不仅需要村落民众自身的传承与保护，地方政府的重视与支持，也需要社会各部门的协调与配合。住建部、财政部、文化部三部门联合发出的《通知》明确提出建立传统村落档案，表达了传统村落档案对村落保护具有重大的意义。目前传统村落建档和管理工作仍旧处于起步探索阶段，面临着诸多的问题，任重而道远。传统村落档案管理的各个环节也将在实践中不断调整完善，通过文化、档案等部门的协作努力传统村落档案管理终会建立系统化、规范化、现代化的管理体系，保护好传统村落的宝贵历史文化遗产，守护传统村落的历史记忆。
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作者简介：
韩桐，山东大学历史文化学院文秘档案系学生，研究方向为档案学。
王云庆，山东大学历史文化学院副教授、硕士生导师，研究方向档案学、档案信息资源管理与开发、文化遗产学。
注：本文为山东大学2013年重点教改项目《专业实践教学内容改革与创新研究》的研究成果。
Protect Historical Memories of Traditional Villages
——collection and arrangement of Chinese traditional villages archives
Han Tong，Wang Yunqing
Abstract：Traditional villages are the important symbol of agricultural civilization and the spiritual home of Chinese nation. But in recent years the traditional villages are faced with severe challenges due to many objective and subjective reasons，which leads to destroying the precious material resources and non-material resources of traditional villages. Therefore, from the perspective of archives, this article explains dynamics on documentation of traditional villages and articulates the study on physical management to protect the precious historical heritages of traditional villages and preserve historical memories of traditional villages depending on the power of archives.
Keywords：Traditional villages，Collection，Arrangement，Appraisal and preservation
李美婷/责任编辑
