【摘要】本文结合金陵科技学院材料工程学院的实际情况，简述了院系实践教学档案的主要内容和档案管理存在的主要问题，并以课题组开发的实验室网络管理平台为例，指出了现代化网络技术对实现实践教学文档的一体化管理的重要意义。
【关键词】网络化管理平台实践教学档案文档一体化
一、院系实践教学档案的内容
高校院系的中心任务是教学工作，教学档案是产生于教学活动的档案，教学档案管理是院系教学管理工作的重要内容。目前，高校院系普遍采用统一领导、按基层部门职能分片管理教学档案的形式。其中，院系所属的实践教学中心承担着实践教学档案的管理工作。实践教学档案作为教学档案的重要组成部分，内容庞杂且涉及到与实践教学相关的方方面面，课题组结合金陵科技学院材料工程学院实践教学中心的实际情况，将实践教学档案内容划分为以下几个方面：
1.实验教学档案：如：实验教学大纲、实验指导书，综合性、设计性实验项目申报、检查、验收材料，学生实验考试试卷、实验成绩、实验报告等材料等。
2.实习（实训）档案：实习大纲、实习计划和院系实习工作总结，各课程实习任务书、实习讲义及指导书，学生实习报告、考核表、教师实习总结，校外实习基地简介和协议书等。
3.实验室基本状态档案：各功能实验室的面积、现有设备，实验室开放记录，实验室仪器、设备台帐及报废、闲置设备清单，教学仪器使用情况登记等。
4.实验室建设档案：实验室工作计划与总结，实验室规章制度汇编，实践教学管理规章制度、各级文件及各项检查材料，共建实验中心建设、申报材料，实验室管理人员岗位设置与职责等。
5.实验室管理人员资料：实验中心所属各管理人员的自然状态，各功能实验室及大型设备负责人名单，实验人员考核、培训记录等。
实践教学中心负责保存的实践教学档案大都属于短期保存类。保存期为15年。
二、实践教学档案管理存在的主要问题
实践教学档案管理工作在实际运行中，存在以下问题：
1.管理手段落后。实践教学档案仍处于手工处理阶段，以实习教学档案归档为例，管理员要对各专业教研室报送的学生实习原始材料做整理，按学号从小到大排序，按照班级编制目录，装订成册、分类、装盒、上架，过程繁复，耗时耗力。
2.档案保存手段陈旧。虽然实践教学档案大都属于短期保存类，随着院系教学规模的扩大，仅仅历届学生提交的实验报告等原始教学档案材料就堆积如山，如何有效地保管这些文件也是让管理者头痛的问题。
3.对实践教学档案的开发和利用不足。由于院系人力资源紧张，实践教学档案的管理工作大都是由其他人员兼任。传统的纸质档案查询、调用过程手续繁琐，兼职的管理员很难有大量的时间和精力用于此项工作。海量的教学原始档案在院系被束之高阁，无人问津。
4.实践教学文件的产生与档案保管脱节。一部分实践教学文件的产生发生在院系的教研室，而其档案保管落实在实践教学中心。两个部门在管理系统、组织制度和工作程序上相对独立。位于流程后端的实践教学中心很难去控制流程前端的文件质量，而前端的文件质量直接决定后一阶段档案的质量。通常，实践中心发现问题后只能将文件返还给教研室处理，增加不必要的工作环节。
三、利用实验室网络管理平台，实现实践教学文档的一体化管理
教育部、国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）明确规定：高等学校应当加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
课题组结合实践教学中心的实际情况，以校园网络为依托，自主设计开发了一套实验教学和实验室网络管理平台。在该平台的各项功能模块中，课题组充分考虑了实践教学中心对文档管理一体化的需求。比如在实验项目管理模块中，实验项目申请网页所有的输入参数严格按照教务处下发的文件格式设计，对于可选择项参数，设计为下拉菜单选项，所需的设备及耗材直接从设备库和耗材库中选项，避免了由于使用者任意填写造成的文件内容不规范问题。在申请填写完毕后，自动生成PDF文件，请申请者再次核对，确保文件格式保证文件格式标准统一。申请者一旦提交PDF文件后系统即发送短消息到实验室管理员信箱，提醒管理员关注实验申请。实验室管理员在自己的权限内可对实验申请进行编辑、驳回、审核通过或删除等操作。待管理员审核通过实验项目后，文档锁定并上传到数据库中，同时系统发送审核结果的短消息到申请者邮箱，申请者也可以在自己的网页界面内随时查询审核结果。数据库内的文件则按文件类型建立相关目录，并对文件自动编号。与实验项目相关的其他信息如实验所需设备、实验耗材等信息也被记录在数据库相应表单中。一旦该实验项目实施，管理者即可对该实验成本支出进行核算。这样，网络管理平台把原来各自独立的前期教学文件管理和后续档案管理纳入一个统一的系统之内，使文件产生过程可以与档案工作紧密衔接，实现从文件制发、传递、存储、查阅、利用、收集、归档的全过程控制，从而达到文件档案一体化，解决了在手工模式下档案管理和利用中存在的许多问题。
此外，利用网络与数据库技术具有“一次输入，多次输出”的特点，实验室网络管理平台可以最大限度的开发利用实践教学档案。例如，在该平台的实验室管理模块中，管理员一次录入实验室的相关资料，参与实践教学的各方就可以在管理平台界定的权限内便捷地查询与己密切相关的信息，为有限的实验设备和场地的教学资源发挥最大的效益提供条件。
四、结束语
课题组开发的实验室网络化管理平台不仅是应用信息化管理手段代替繁琐的人工操作，提高了实验室管理功效，同时也为实践教学中心实现实践教学文档管理的一体化提供了技术前提。利用网络管理平台可以有效控制文档生成流转等过程，协调不同管理体制的部门、不同人员的之间的分工协作，最大限度地开发利用现有的文档资源。网络管理平台为院系的实践教学档案工作的标准化、规范化建设奠定了坚实的基础。
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