高校档案管理工作和文书工作本是一个有机衔接的整体，文书工作是档案管理工作的源头和基础，形成档案资源，收集档案资料;档案工作是文书工作的拓展和延伸，整理文书资料和成果，为文书工作提供服务和保障，两者有效的衔接和统一才能促进文书工作的高效运转和档案资料的有效利用。二者有相辅相成的统一关系。
一、文书工作和档案工作的关系探讨
档案工作就是对这些材料和文件的整理归档和保管利用，所以说文秘工作是档案工作的源头活水，在档案工作中具有非常重要的地位，他们是一个整体的两个部分。公文是文书工作和档案工作的衔接主体，它不但是文书工作的主要成果，也是档案资料的主要载体。一方面，公文是档案的前身，另一方面，档案又是公文行文的基础和依据，服务学校的各项事业。所以公文质量和档案质量是直接相关的，规范的公文提供优质的档案资源，标准科学的档案归类又为文书工作提供了便利和快捷。对于高校而言，档案既是学校的历史记载，也是学校的发展缩影，更是领导设计规划、安排部署的可靠依据，是前人的丰碑也是后人的基石，是传承学校文明的薪火，更是指引学校发展的灯塔，所以说没有档案就没有历史可循。高校办公室是学校的大脑中枢和信息中心，是学校档案形成的密集区域。办公室文书工作是在准确、规范、周密、迅速、高效、安全的基本原则下，处理好各类信息的收集、整理、汇报、传达工作，形成政策、指令、规划、决策、活动落实实施的文字材料。
二、在档案工作和文书工作对接上存在的问题
高校办公室和档案管理部门是隶属于同一系统独立运作的两个部门，这种模式的运行虽然能够明确分工、各司其职、各尽其责，有利于档案的收集和各业务人员对岗位工作的钻研和提高，避免因为职责混淆，推诿懈怠造成的损失。但是，长期的独立运作模式，在一定程度上也对文书工作和档案管理工作的沟通与协作产生了一定的影响。
1、文书人员归档意识淡薄
办公室文书工作时效性、灵活性强;高校办公室作为窗口单位，工作人员往往任务重，干扰多，压力大。另外办公室作为档案的主要发生地，工作产生的资料类型繁多、内容形式复杂、数量众多，而兼职档案员多由文书人员兼任，一方面是没有足够的精力投入到归档工作中;另一方面是欠缺专业的档案培训和指导，不具备档案人员的专业能力，没有判断、甄别档案的洞察力和立卷、分类的判断力，甚至于有人极端地认为把文件放在自己手边使用起来更方便，何必交到档案室再来查阅，缺乏大局意识，往往造成档案延误。
2.办公自动化普及过程带来的困扰
利用计算机等现代化手段办文、存档，发挥计算机的管理优势，既减少了手工操作，又提高了工作效率和工作质量，能收到事半功倍的效。但因广大文秘从业人员在传统的公文处理模式中，已经有了根深蒂固的影响，办公自动化系统在引进和普及过程中必然受到阻力，一是大家习惯于传统的方式难于改变;二是对新的自动化管理系统在技术上的掌握需要一个过程。改革总是会遇到困难，公文的处理和归档处在这样一个新旧更替的过程中，也就存在纸质和电子公文阅办、存档的困难。因此要做好宣传工作，提高文秘人员的信息化管理意识，转变观念、统一认识，尽量避免有些资料只有电子版，有些只有纸质版，有些又纸质版和电子版有共存，有些文件在审阅、修改、签发的过程中两种形式交替出现。两种形式混用造成管理不便，两套体系存档都不完整，很容易造成遗漏。
3、文书档案不够规范
档案资料不规范主要存在以下几种情况：
a、公文格式不规范，文种使用不当
我们经常遇到有些公文“请示”和“报告”混用，该用“请示”的情况用了“报告”，有的在报告中夹杂着“请示”的内容，不能一文一事，专文专事，有的甚至把两个文种混合使用为“请示报告”，还有些“请示”中出现一文多事。“决定”和“通报”不分，“通知”和“通告”混用的现象也比较常见，降低了公文的水平和规范，影响了公文作用的发挥，对以后归档也造成了麻烦.
b版记不规范
“版记”是文书工作和档案管理工作的衔接点，是文秘人员和档案工作者实现无声沟通，达成“文档一体化”的一个重要标识。版记包含的信息量是很丰富的，但在文书工作中版记常常不能得到重视，有些文件没有版记;有些文件附件很长，就直接把附件加在正文之后;有些信息不全不标明印发部门或时间、抄送单位、印制份数等，导致归档信息提取困难，带来不必要的麻烦。
c归档材料不完整
歸档材料不完整，主要存在以下几种情况，第一，是在纸质公文处理向自动化办公过渡的时期，有些文件有纸质签发稿，有些文件只有定稿、没有原稿和修改稿，这样发文原始稿件的保存就出现了漏存的现象，按要求原始稿件和修改稿都应该存档，原稿上往往有领导修改的痕迹，这是定稿的依据，是最有保存价值的东西。第二，因为发文登记不及时，造成公文编号出现漏号、重号等情况，这一方面影响了公文的质量，另一方面给立卷归档带来困扰。第三，由于部分人员归档意识淡薄，不能严格按照归档的范围要求收集文件资料，仅把手头常规文件归档上交，结果就是该归档的文件材料无法实现集中统一。导致一些零散的文件、材料经久遗失。
3实现文书工作和档案工作一体化的衔接
对高校来讲，要回顾校史、记录校史，总结历史成果，主要靠大量的文件资料，所以每一位文书人员都要强化档案意识，增强历史责任感，严格按照“文档一体化”的规范来收集、办理好每一份公文。要实现文书工作和档案管理工作的一体化，首先工作认识要到位，办公室是档案资料的发生地，文书人员是档案资料的编制者。文秘人员必须具有较强的存档意识，能充分认识和领悟到档案是人类社会发展的记录，是历史的缩影，是文明传承的薪火，是再现历史的第一手资料。作为文书工作者，应该充分认识到档案管理是文书工作的一个重要组成部分，从思想上主动把档案管理纳入秘书工作范畴，积极支持档案工作。把文书工作和档案管理工作从组织制度到具体管理程序真正交融在一起，实现文档管理科学化、合理化和高效化，是目前文书与档案工作重要的首要任务。
