摘 要：人事档案数字化技术是对传统人事档案管理工作的技术革新，能够实现对纸质档案文献的收集、整理、保管、传递、统计、利用等日常工作的数字化管理。本文从多个方面论述了实施人事档案数字化管理的优势，并从法律、技术以及行业规范三个角度分析了人事档案数字化管理的现实意义，为人事档案数字化技术应用的工作者提供借鉴，为档案数字化工作的决策者提供参考。
关键词：人事档案 数字化 技术应用浅析
一、档案数字化技术的应用实践
数字化是指把一切信息转化为计算机可以识别的0和1。这个过程涉及到数字的转换、存取、处理、传输、控制、压缩等技术，是光纤技术、半导体技术、计算机技术等高新技术综合发展引起的信息技术革命。它实质上是把人的所有生物特征都转化为可处理的数字信息，使人与数字融为一体。数字化信息的基本单位是一个0或一个1，称为一个比特。因此，1995年，美国未来学家尼葛洛庞蒂（Nicholas Negroponte）在《数字化生存》一书中指出，比特作为“信息的DNA”，正迅速取代原子成为人类社会的基本要素，数字化的生存环境将改变人们的生活方式。
首先，数字化生存的含义在于，计算不再只是和计算机有关，它决定我们的生存，伴随着网络革命，人们周围的越来越多的信息被数字化，人们将生活在数字化信息空间中。其次，数字化生存方式通过“创造完美的人性世界”、“图形幻界”、“虚拟现实”而实现。再次，数字化生存使人们进入了后信息时代，而从原子到比特的飞跃，是划分信息时代和后信息时代的标志。在后信息时代，一切都将被即时而廉价的电子数据传输所取代。数字化生存不仅改变了人们的生活方式，而且还将改变传统的国家观念，民族观念。数字化生存具有分散权利、全球化、追求和谐、赋予权利等基本特征。
数字化技术应用的重要性主要体现在四个方面：一是数字化是计算机技术的基础。因为计算机的一切运算和功能都是用数字来完成的；二是数字化是多媒体技术的基础。数字、文字、图像、语音、动态影像等各种信息通过采样定理都可数字化，数字化后的信息不仅适合计算机处理，还可以用来发声音、打电话、发传真、放录像、看电影，用数字媒体表示多媒体的形象，描述千差万别的现实世界；三是数字化是软件技术和智能技术的基础。软件中的系统软件、工具软件、应用软件等以及信号处理技术中的数字滤波、编码、加密、解压缩等都是基于数字化实现的，例如图像的数据压缩、图像受到干扰后的滤波等，都只有经过数字化处理后才能进行；四是数字化是信息社会的技术基础。只有通过数字化技术，才能使各种家用电器设备、信息处理设备等向数字化方向发展，使计算机技术在信息领域得以全面应用，实现信息的网络化和虚拟化处理。
档案数字化技术是使各种纸质档案文献信息转化成计算机和通信网络能够识别、处理和传输的数字信号的过程。包括档案文字信息的数字化、文献图像信息的数字化、声像档案、声音信息、视频信息的数字化等，通过档案文献的数字化工作，可使档案的文字、电话、电报、数据、传真、图像、声音、动态影像等各种信息均变成数字信号，在同一综合档案管理系统网络中进行传输和处理。2010年国家档案馆颁布的《数字档案馆建设指南》首次明确了数字档案馆的概念，2014年国家档案局发布的行业标准《电子档案基本术语》为数字档案馆的定义进行补充，数字档案馆的建设成为新时代的发展趋势，档案数字化技术正在广泛的应用实践中得以不断完善和发展。
二、人事档案数字化势在必行
1.人事档案数字化势在必行是由人事档案自身的特殊属性所决定的人事档案，是指在组织人事管理活动中形成的，并经组织审查或认可的，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案，它记录并反映了个人的经历和德才表现等，是国家档案的重要组成部分。人事档案自身有着特殊的复杂性，与传统档案相比，人事档案具有可更改性和可剔除性，人事档案数字化有利于人事档案的更改和剔除；人事档案数字化还有利于纠正档案中的错误，補充完善个人的人事档案；人事档案数字化有利于现代化办公信息系统的建设，有效提高组织协调的利用水平，对人力资源的管理也是有力的促进。
2.人事档案数字化势在必行是方便人事档案储存、鉴定、分类、统计和利用工作的必然选择每个人的学习和工作经历都有着自身的独特性和复杂性，很难完全按照某种模式来统一整理。通过数字化的整理，能够有力地帮助单位提高人事档案信息查阅、审核准确性和利用提供的能力。进而为人事档案在干部选拔任用、考核评价、人力资源合理配置等具体业务中提供更加科学有效的支撑。此外，通过数字化的档案储存方式，能够为档案的分类、整理和统计工作提供极大的便利，有利于提升档案管理的效率，是方便人事档案储存、鉴定、分类、统计和利用工作的必然选择。
3.人事档案数字化势在必行是未来信息社会发展的必然需要数字化是21世纪人类社会文明的显著特征，已在通信、广播电视、信息网络等领域得到广泛应用。以数字化、网络化和智能化为主要特征的智慧城市建设中，数字化是技术手段，网络化是方法路径，智能化是要达到的社会环境和管理目标。档案数字化，特别是人事档案的数字化工作也是智能化档案管理的重要方面。
三、人事档案数字化的现实依据
1.法律依据
在国家档案局《关于印发全国数字档案馆（室）建设推进会文件的通知》（档办发〔2013〕6号）之后，国家档案局又先后发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《档案事业发展“十一五”规划》等文件，提出了“建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享”的总体目标；并印发了《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》，明确数字档案馆（室）建设的具体内容；还发布了《档案事业发展“十二五”规划》，提出要“加快数字档案馆建设步伐”。国家对于档案数字化的总体建设提出了高标准和严要求，各单位应当贯彻落实国家政策，积极响应国家档案数字化建设要求，不断提升档案利用的效率。
此外，各地方在档案数字化实践过程中也形成了一批具有地方特色的法律文件规定，例如上海市浦东新区档案局发布了《关于加强档案数字化和档案信息化服务外包管理的通知》（浦档〔2012〕38号），国家档案局和上海市档案局的文件中指出了目前档案数字化和档案信息化外包服务中存在的安全隐患，如一些档案馆（室）因保密意识不强、管理机制不健全，将涉密档案整理、数字化及信息管理系统设计工作随意外包、导致大量涉密和未公开档案信息被服务公司非法持有和使用，造成严重的失泄密隐患，并提出了一系列加强档案外包服务中安全管理的措施和工作要求。各级档案部门必须以“为党管档、为国守史”的崇高使命感和高度责任心，充分认识档案安全的极端重要性，高度重视档案服务外包中的风险隐患，认真自觉地做好各项安全防范工作。档案数字化势在必行，许多企事业单位也在不断加强档案数字化的建设，重视档案数字化的安全，以此保障人事档案的真实性与保密性，不断提升人事档案管理利用水平。
2.理论依据
档案的价值主要在于凭证价值和利用价值，档案保管特别是人事档案的保管、鉴定和统计利用是档案管理工作的意义和核心所在。不论采用何等方式，只要制定一定的行业法律规范，能够保障档案的长期保管和开发利用并具有相当的社会效益和经济效益就是值得采用的技术革新。缩微档案，图片档案等技术就是这种技术革新的产物，数字化技术则是这些技术的进一步综合整理开发与应用，具有很强的现实意义与价值。
3.技术支持
目前档案数字化技术已经发展到相对成熟的阶段，从技术上已经能够保证档案凭证价值的原始记录性，并能够在很大程度上为使用者提供方便与利用。目前许多企事业单位已经实现了人事档案信息系统的体系建设，相比传统的人事档案管理方式，完整的数字化人事利用体系更能够提升人事档案的管理利用层次，提升人事档案的管理效率。
四、人事档案数字化的技术实施标准
1.现行的行业技术规范
现行的行业技术规范主要体现在以下四个方面：一是人事档案的收集与补充：人事档案收集工作是通过各种渠道把分散在各处的人事档案材料集中起来，进行系统的整理工作。二是人事档案的鉴别与整理：人事档案的鉴别是保证人事档案真实、准确和完整的重要手段。人事档案材料的鉴别，包括对所收集的人事档案材料进行的清理、甄别与鉴定以及对销毁材料的确定和处理。三是人事档案的保管与保护：人事档案的保管是维护人事档案所含机密信息的安全、保护人事档案的完整、延长人事档案的寿命，使人事档案工作始终保持最佳服务状态的工作。四是人事档案的利用与服务：人事档案的利用是人事档案工作的目的。所谓人事档案的利用，主要是通过查阅、借用人事档案等方式，为开展人事工作以及其他有关职能工作提供相关材料和人员基本情况。
2.相关法律规定
法律上对于人事档案的实施标准并没有统一的国家级规定，但是各个地方结合自身的档案工作实践制定了很多具有地方特色的法律规范。例如重庆市档案局发布的《关于印发重庆市机关档案工作业务建设规范的通知》（渝档发〔2015〕10号）。人事档案数字化的长期保管是帮助人事档案数字化提供利用法律效力的重要因素；人事档案数字化的安全管理技术，是网络资源共享和人事档案数字化提供利用法律效力的安全保障。
根据国家档案局《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）和江苏省档案局《档案数字化转换操作规程》（DB32/T 1894-2011）等有关标准规范，结合南通市实际情况，南通市档案局研究制订了《纸质档案全文数字化工作要求》。人事档案数字化应在国家档案局和省级档案局制定的规范和规程的指导下，人事单位应采用国家级技术标准严格执行，但是考虑到单位实际情况，可在可控的范围内做出适当的改变，并上报上级单位，请求接受上级单位的监督。
五、人事档案数字化未来发展建议
1.建立人事档案数字化建设标准与规范
要搞好人事档案数字化建设，首先必须建立相应的人事档案数字化建设标准与规范。只有完善相关标准与规范，为人事档案数字化工作提供统一标准，才能保证人事档案数字化建设有据可依、有章可循，实现人事档案数字化建设的规范性，保证数字化人事档案的完整性和安全性，避免各自为政、重复劳动、数据通用性低等问题，真正促进人事信息资源共享。
2.提高认识，加强领导
人事档案管理就其内容本质而言，不仅是一种个人数据的记录，也是一种人类社会宝贵的信息资源。因此，要从观念上充分认识到，这种信息资源的取得务必通过有效的数据收集、加工、整合、初步激活之后，才能获得。若想把人事档案的数据资源优势转化为一种信息资源优势，那必须要更新观念。新的人事档案管理理念应当是把人事档案管理升华为一种人力信息资源管理，为国家和单位提供更为有效地人力资源服务，提高认识，进一步加强对档案工作的领导。领导的高度是做好人事档案工作的重要保证。同时，要建立人事档案领导小组，分级、分类进行指导，发现问题及时研究解决对策，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化。
3.加强档案管理队伍建设，提供强有力的人才支撑
档案管理队伍建设是当前人事档案管理数字化建设的关键。档案管理部门应更新观念，积极采取措施，切实加强对各部门单位人事档案管理人员的业务知识培训，同时要重视档案管理队伍专业素质的提升。一方面要加強计算机技术、网络技术、信息安全技术等方面的培训，通过聘请知名高校教授进行讲座，提高档案管理人员的专业技能。另一方面要注意培养、吸引和用好档案管理人才，特别是具有发展潜质的青年人才。从而，尽快培养出一支遵守制度、严守纪律、保守秘密、坚持原则，在系统开发与维护、档案数字化建设与管理等方面具有复合型专业结构的高素质人员队伍，为人事档案数字化建设提供强有力的人才支撑。
4.提升人事档案管理队伍人员素质
人事档案数字化建设与复合型人才短缺之间的矛盾是实现人事档案数字化建设亟待解决的问题。我国各级人事档案管理部门要不断提升人事档案管理人员的素质，培养一批能够熟练进行数字化人事档案管理、计算机与网络技术信息研究与使用的复合型人才。
随着社会的发展，我国信息化建设不断深入，人事制度改革不断推进，人事档案数字化建设已经成为人事档案管理的必然趋势。而要全面加强人事档案数字化建设，就必须解决人事档案数字化建设中存在的问题，不断推进人事档案数字化建设的进程，真正使人事档案部门成为具有综合服务职能的人事信息中心，为人事工作提供全方位的优质服务，推动人事档案工作的更好发展。
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