摘要：随着校园网和数字化大学建设的深入发展，学校档案信息化已成当务之急。档案信息化促进了学校档案管理运作、服务的变革与创新，通过计算机化、网络化和智能化，实现广泛的资源共享。
关键词：加强 档案 数字化建设
中图分类号：G647文献标识码：A 文章编号：1673-9795(2011)01(a)-0000-00
学校档案信息化是一项庞大的系统工程，包括：档案信息的数字化和网络化，档案信息管理和保存利用一体化，档案信息的共享化。档案信息数字化是整个系统组织的基础部分和核心内容，没有档案信息数字化，档案管理信息化建设就无从谈起。
1 校园网建设和数字化大学建设的现状
(1)校园内计算机普及，建立覆盖了全校各个区域的高性能网络，构筑了以校办公室、教务处、科研处、艺术管理等各系，教师、学生宿舍及校区公共场所为主的网络系统，使学生、教师方便快捷地上网学习，办公和查询。
(2)借助OA办公公文运转系统，使办公人员不再需要为一份请示或报告去走遍若干职能部门，通过网络进行文件提交，传送和回复，传统的各种通知、消息被基于网络的信息发布系统和办公邮件所取代。
(3)各类应用系统的建立和投入使用对学校档案管理理念产生影响。
(4)资源共享。各部门信息共享，把各类应用的信息集成起来，通过单一的访问点，访问跨门类，跨系统的信息，使之获得多元化的信息服务。
(5)数字化建设推进了公共服务体系。学校档案馆（室）不仅仅是档案的保管地，它与图书馆一样可提供有效地信息服务。
2 加强学校档案数字化建设
当前学校档案馆（室）的数字化建设除了要解决档案馆、室业务处理的自动化和数字化以外，更要重视档案信息资源建设，提高档案信息的可利用度。一句话，档案的数字化，网络化，信息化是档案工作发展的必然趋势。
2.1 建立统一档案数据库
建立统一的档案数据库，这是网络时代对档案现代化管理的新要求。目前各学校档案馆（室）档案的数据管理、整理编目、检索查询、辅助实体管理，安全保密、系统维护等没有统一的信息管理基础标准，各校应用软件自成一体。有些应用程序与档案部门实际利用有些脱节，缺乏电子文件归档理念，检索功能达不到需要，未能为档案管理人员提供创造一个适应信息社会发展需要的新工作机制和业务模式。必须建立统一标准的数据库，更新相应的技术和设备，选定可靠而适用的技术平台，应用系统可选用能读标准数据库、且多媒体功能较强语言平台进行开发，将数据库系统建设工作与常规的档案处理工作有机地结合起来，从而确保数据库建设的实用性与延续性。
2.2 加快档案馆（室）网络环境建设
档案馆（室）网络环境是指通过网络交换机将网络服务器与处理档案信息资源的计算机网络连接起来的系统。档案馆（室）局域网，是在档案馆（室）范围将多个具有独立工作能力的计算机系统按照一定的方法连接起来，通过通信设备、通信线路和功能完善的网络软件实现资源共享和数据通信的系统。建成的局域网络环境，通过异型网络拓扑结构将档案馆（室）内分散设置的多台计算机及相应的输入输出设备（打印机，扫描仪等）、软件、数据库集合成一个统一的系统，实现馆（室）内部办公的自动化、网络资源的共享化和对外信息服务的网络化。
实现计算机通信和资源共享是广域网的范畴，广域网使人们发布检索信息，获取所需信息和资源共享更加便利。档案馆（室）计算机通过局域网、校园网与因特网互联网连接，将用户和分散与各地的档案信息资源连接起来，为用户提供更广泛的服务。①用户通过“发布策略”，使馆藏、职能、服务、机构等对校内外展示；②通过“发布策略”使档案业务在校内各部门间、各兼职档案员间推广，使档案利用范围扩大到每一个教职工，而对兼职档案员的业务指导、归档规范和章程以及利用的权限、密码设定都可用发布系统这一平台支持；③通过“发布策略”提供便捷的档案利用及清晰的档案馆（室）服务指南，对档案数据资源主动提供利用，不同数据资源可以直接发布给经常或有需要利用它们的用户，使得档案的利用更充分和简便。④通过“发布策略”提供专业查询库。档案数据是一个完整的资源库，是学校的历史纪录，也是一些历史事迹的唯一考证，所以我们需要提供一种查询的方法，做一些专业的查询库，如职称认定查询，教学科研成果查询，基建图纸查询等，都可以引导和推广档案的利用；
2.3 档案管理与学校OA办公自动化系统联网可大大提高档案的规范化管理
档案管理与办公自动化系统联网，从单机存检发展为联网传输，建立高容量存储检索系统，使档案资料得到更宽广更深入的开发，也使档案工作各业务环节形成的一个统一的整体，实现在先进技术，严密分工和广泛协作基础上的资源共享。
(1）使归档文件材料的齐全完整。与OA联网，文书处理与档案管理为一体，收发文及应用归档的文件材料由各立卷部门将著录信息输入微机，既可提供日常查询，又可为文件归档后组卷编目奠定基础，不仅能提高文书部门的办公效率，也同时有效防止归档文件的遗漏。由于文件已著录了文件页数，如有借阅和整理过程中遗漏附件和散页，也可及时发现追回，使归档文件材料的齐全完整得到有效保证。
(2）提高组卷编目的质量。立卷部门只要在平时将本部的文件材料输入计算机，经过相应程序处理后，即可调送有关人员传阅，年终立卷时，档案管理系统帮助用户自动立卷、编目、并打印出卷内目录。这样既减少了立卷人员的繁重劳动，又使组卷文件材料在基层得到控制，并使档案易于规范化。
(3）保证部门立卷制度的落实。档案管理与办公自动系统联网后，由工作人员将本部门和材料输入计算机，档案馆（室）档案人员给立卷部门编一个密码，当部门需查询管辖范围内的档案时，输入密码即可调阅，无关部门则不能查看。这样既符合保密规定，又从根本上保证了部门立卷制度的落实，档案部门与各部门联动互动效应良好。
在网络大潮的环境下学校档案数字化、信息化建设要主动融入数字化大学建设，除了做好档案实体的管理工作以外，丰富和完备档案信息是一项重要的基础工作。要有效地采集信息，单凭某一单位是不够的，必须统筹安排，各部门通力合作。数字化大学建设为学校档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的契机。加强学校档案数字化建设，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。
参考文献
[1] 中国档案学会.档案学研究.2007(6).
[2] 中国档案学会.档案学研究.2008(1).
[3] 学校档案.2004(4).
[4] 张照余.档案信息网络化建设研究.
