发言的同时，可以不费劲地接收和对演示文档中的图片类视觉信息释义。而相反地，观众难以同时处理两种类别的文字形式的信息输入，当他们专注于听演示者发言时，就不能同时有效地阅读幻灯片上过长的文字信息，因为两种信息都是以文字为载体，虽然一个是书面文字，另一个是口头文字[5]。这说明，文本和视觉两种手段在信息传递中有其独特的互补的作用，在演示文档中综合地运用这两种手段，比单独运用其中一种更容易达到理想的感知效果。
哈佛大学已故语言学家Zipf所发现的“省力原则”（Principle of Least Effort）可以用来很好地解释人类认知行为的倾向。不管是处理文本语言还是视觉符号，观众往往会下意识地用省力的方式去获取所需要的信息，他们自然期望信息的呈现方式是“简单、易懂、易用”。如果视觉信息就能满足观众的需要，文字信息就很可能会被忽略。所以，演示专家Doumont 提倡应尽可能地在演示文档中融入视觉语言[6]。学者Blokzijl and Naeff的研究发现，演示文档中最受观众喜欢的元素有：好的文档布局、易读性、使用图表、图片等，相反的，观众最不喜欢的元素是：低劣的文档布局、不当的色彩组合等[7]。这些元素正是视觉语言中的重要组成部分。
演示文档究竟是应遵循“演示人省力原则”还是“观众省力原则”呢？回答是不言而喻的，好的演示文档不仅要具有“易获取性（accessibility），即让观众愉悦舒适地获取信息”，同时还应保持信息对于观众的“易理解性（comprehensibility）和有用性（usability）”。基于这样的认识，演示文档制作人就不能“省力”而应“努力”地充分地考虑到观众的期望、观众认知的能力等因素，既要避免信息过多，也要避免信息不足，如学者燕梅、任翔所说：“如果演示文档信息超载或信息不足都会破坏人体信息平衡，给机体带来严重的不良影响， 信息超载会使人产生冷漠的态度， 相反信息不足也使人产生不安和痛苦。”[8]了解人的认知特征有助于加强问题防御意识，在演示文档的制作或是其他信息沟通中避免出现不利因素。
二、演示文档中的文本语言运用
演示文档的主要用途通常是：展示（向观众通报某方面的资讯）、说服（为赢得某种期望的结果）、汇报（使观众获取信息后可以确定某种行动）。它一般是在较大空间下以屏幕放映的方式呈现信息，它的用途和使用环境特点决定了其对于文本语言的要求，具体体现在篇幅、段落（句长）和文字等几个方面。
演示文档的文本应该有明确的指向性和非歧义化的特征，尤其是在没有演示人的大型宣传展示活动中，演示文档是观众获取信息的唯一途径，他们没有机会与演示人互动从而获取信息、补充或修正自己对文档的理解。不同于word文档的使用环境，演示文档针对的对象多是群体观众，为了保证不同的阅读角度和视觉距离的观众都能获取足够清晰的信息，文档中幻灯片上的文字字号要远远大于word文档，所以，幻灯片的篇幅里能容纳的文字量也就非常有限。为了避免文字拥堵的幻灯片，西方的学者提出了“6X6”原则[9]，意指幻灯片里每行不超过6个字，每张幻灯片不超过6行文字，下图1就是遵循6X6原则制作的幻灯片。后来也有学者提出“7X7”原则。
图1幻灯片实例一
这些原则主要是基于人类短时记忆容量通常为4—7个信息块的考虑，因此，在幻灯片中过多地放置文字对于观众获取信息并无帮助，反而会干扰他们的记忆。Rayner的实验表明，当信息段落较短（1～3行）时观众才会将其看完，一旦遇到较长的段落文字（15行以上），便没人扫描完所有内容，观众的注意会集中于认知负担较轻的图片信息，而有意漏掉认知负担较重的文字信息[10]。Doumont对此提出了补充的意见，他说虽然不需要把所有信息都置于演示文档幻灯片中，但精简文字篇幅不应以牺牲内容为代价，所呈现的文本信息应该是有意义的意群，那些条目式的孤立信息也许能提示演示者下一步要说什么，但它们对观众来说却难以理解。而组成“短小文本”的文字数往往不足以建立意义单位，从这个角度看，“一张幻灯片不要超过4个条目式文本，每个条目不要超过5个字”的建议是需要商榷的[11]。目前，国内关于中文演示文档的研究文献尚无人提出如此具体的字数和行数的原则，鉴于中文表述相对英文表述字数会少一些，加上中文没有字间距的要求，我们可以参照英文文字原则并兼顾建立意群的字数推及中文文字的情形，比如：每行字数控制在15—20个左右为宜，行数尽量不超过7—8行。图2中的幻灯片实例可以提供一个感性的判断，该幻灯片的正文主文是6行（黑色文字），次级正文是2行（字号更小的红色文字），每行大约是15—20个字左右，这已经占满了整个篇幅，如果再增加内容将增加视觉的负担。
图2幻灯片实例二{1}
除了在篇幅上有惯例上的要求，演示文档对文本信息的另一个要求是对字体的选择。为演示文档选择易于阅读且与主题内容协调的字体对于信息的传递是大有裨益的。在普通用户的电脑字体库里，英文字体一般比中文字体的可选数量要多。从外观上，字体有衬线字体（serif）和无衬线字体（sans serif）之分。serif是从罗马时代就有的字体型态，是一种字体的装饰，这类字体的每一个字母（笔画）都会有一些小小的凸起，笔画的粗细也不相同。由于其历史悠久，给人一种古典的感觉。常见的英文衬线字型有：Caslon、Courier、Garamond、Lucida、Sabon、Times New Roman等等。sans—serif中的san就是表示“无，没有”的意思，这类字体没有衬线字体那样的凸起装饰，通常看起来更简洁、更现代。常见的英文无衬线字型有：Arial、Avenir、DIN、Frankin Gothic、Frutiger、Futura、Helvetica、Univers等等。图3直观地显示了英语和中文的衬线字体和无衬线字体的外观区别。
图3中英衬线字体和无衬线字体的外观[12]
字体外观的差别显示出其不同的个性特征，衬线字体有稳定、成熟、正式等特征，而无衬线字体在个性特征上趋向中性[13]。Mackiewicz的研究表明，衬线字体与无衬线字体在吸引性、趣味性方面存在的差异都不太大，但它们在易读性上的差异会略明显一些，所以，他建议在演示文档中多使用无衬线字体，标题一般用44或40字号，正文用32字号，不建议使用小于24字号[14]。中国设计业界有学者把最常用的英文和中文的两种字体进行了对应的比较[15][16]：
这些比较可以帮助我们在演示文档需要同时呈现中英文本的情形下，注意两种文字形态上的协调，恰当地选择字体，通过字体赋予文本信息特定的情感元素。在演示文档中，不管是中文文字还是英文文字，或是中英双语混用文字，选择字体、字号时要注意考虑其醒目性和清晰度，尽量让演示空间各个角度的观众容易捕捉到文字信息，而且阅读起来有舒适感。要避免使用过多的字体，可以使用字号的变化来代替字体的变化，对于关键性的标题或需重点强调的信息，还可以用颜色加以区别。合理设定字间距和行间距给文字之间留下适当的空隙可以很好地提高视觉愉悦度。当把观众的“易获取性、易理解性、有用性”作为组织文本信息、衡量文字选择和编辑的基本原则时，演示信息的有效传递就达到了事半功倍。
三、演示文档中的视觉语言运用
人类虽然靠感知获取信息，但每个人都有知觉容量的限制，比如，在某一时段关注一件事情，就容易忽略另一件事情。同样，如果在同一屏幕中同时出现一段文字及一幅图像，观众的注意力更容易先停留在图像上，而后才会注意文字。比较图4中的左右两张幻灯，右图就比左图更具生动感，更吸引人，而在下图本身，背景画面又要较其下面的文字更抢眼。
图4幻灯实例三[17]
西方对视觉语言的研究成果很多，其中Caricato在总结了其他学者的研究后发现：通过视觉呈现，传播的效果可得到70%—80%的优化，视觉信息不仅是演示人的帮助，更是演示人达到说服观众的一种媒介[18]。Williams解释视觉语言的作用是使演示者可以描述、呈现抽象的信息，表达空间的问题，演示操作步骤、帮助观众记忆等[19]。Horn综合地把视觉语言定义为一个由文字、图像或形状综合而成的沟通单位，单独的文字或单独图像或单独形状不能视为视觉语言[20]。显然，视觉信息对于演示文档就像是写作对于文本语言一样重要，图式信息相比于文字信息有其独特的优势，它比文字直观，更容易达到沟通的效果，而它们二者互相依赖所构成的信息更易于理解并具非歧义特征。我们在此侧重于探讨视觉语言中的图式信息，如何从视觉认知角度考虑演示文档中的颜色、图表和动画这三个方面的设计。
画面给人的视觉最直接的刺激往往来自于对颜色的感受，色彩与文字一样兼具情感元素，在演示文档中不同色彩的选择会给观众带来不同的心理体验。所以，演示专家提倡在演示文档中用暖色调来强调或突出要点，因为暖色调更易激发积极性、鼓动性的心理感受，冷色调因其能够带来平静、放松的心理效应，更适合用来呈现大段信息或用作背景[21]。
由于人的视觉会本能地划分所见画面的前景和背景来凸显和认知信息，所以，当文字作为前景时，文字的颜色选择就和背景颜色息息相关，只有文字颜色与背景颜色形成强烈反差，才能使字迹清晰地显示在屏幕上，具有较好的获取性。Arditi 建议用颜色工具进行前景和背景的分割，图5提供了几种有效的前景（文字）和背景的颜色搭配选择[22]：
图5 前景（文字）和背景颜色搭配效果比较
根据图5的提示，一般前景（文字）应选用暖色调或亮度高的颜色，对应的背景选用冷色调或暗色调的颜色。通常同一级别的标题要用相同的字体、字号和颜色，一个句子内尽量用同一色，除非是为了强调某点信息才用两种颜色。在此，回观前面图2幻灯片实例二，标题字体的颜色和正文字体的颜色有区别，正文中主次级别的信息用了黑和红不同的颜色以示区别，为了避免幻灯片上颜色过多，正文中次级别的信息虽然用了与标题一样的颜色，但有黑色正文的分割，视觉上总体是协调的。当然，文档中的颜色搭配方案并不是固定的，除了考虑美学效果外，还需要考虑到演示时间和地点的光线强度，更重要的是要达到信息醒目、易读、避免视觉疲劳的目的。当不确信所设计的演示文档在颜色的使用上是否恰当时，建议借用White的几个极具针对性的问题来进行检查[23]：（1）颜色突出的那个信息点是否值得强调？（2）颜色的主次是否与信息的主次逻辑相同？（3）颜色是否有助于理解信息的层次？（4）颜色是否隐含内涵？（5）颜色是否有助于厘清信息？
图片或图表或形状是视觉语言中的重要组成部分，运用这些图式可以将一些抽象的概念与复杂程序信息具体化、直观化和趣味化，增加演示内容被注意的可能性，但这并不是指有图就能让信息传播得好。图6中上下两个幻灯片的内容基本一样，都是关于傅里叶定律，因为有图片，下图可能会比堆满文字的上图更容易引起观众的注意和兴趣。但再仔细看，下图下方的文字注释指出，这是个使用图片不当的例子，演示者把剪贴画当作是个“有意义”的图像，但并没有起到与文字意义呼应的效果。也就是说，下图中的图片虽然更容易获取观众注意，但它们对于外行观众理解该定律帮助不大。所以，像这类图片信息的参考价值就不高，应注意避免使用。
图6 幻灯实例四[24]
对于这样的情况，学者Doumont提醒，虽然从某种意义上说，一图能胜千字，但并不是所有的图示都能达到同样的效果，有时候，图示甚至可能导致误解[25]。因此，只有当图片与文字信息紧密关联，能够帮助观众建立起形式与意义的联系，便于理解和记忆，才能达到真正的好效果。图7主题是关于国际化和本土化，上图直白地使用文字叙述，缺乏生动感，而下图是刀叉和筷子的组合配以简洁的文字注释，不仅非常恰当地诠释了该主题的内涵，还给观众留下了过目不忘的印象。
图7 幻灯实例五
图式信息的优势功能还特别体现在当演示文档涉及大量数据、用简短的文字难以表达清楚时，借用各种图表来呈现则可以通畅地传递数据信息。如果只是单纯地展示数据而非表达数据间的关系，我们可以用表格的形式，在需要强调的表格区域给予视觉上的强调。要表达数据间的关系，则通常用柱形图、饼图、线图等。一般来说，柱形图多用于比较关系的数据，饼图多适用于比例关系的数据，而线图适合于表达走向和趋势的数据。这些图示能够使观众避免阅读大篇幅的文字解释，在幻灯放映的短时间内理解数据所表达的主要信息。
图8中的实例是同一组数据的两种图示表达，上图是较常见的从演示人视角制作的纵向柱形图，由于数据列多，且各数据列之间没有空隙，在视觉上比较拥挤。而下图把上图的纵向视角调整为观众习惯的横向阅读视角，并给各数据列之间留出空隙，对于观众会是一个更好的选择。如何让同样的信息传递起来更有效、更专业，如何让观众更容易理解幻灯片上的内容，如何使幻灯片上的画面看起来清爽，如何使你的主管看了你呈现的信息后更容易做出判断和决定？只要以观众视觉的认知特征作为衡量标准，总是可以在演示文档中发现可改进的空间。
图8幻灯实例六[26]
除了颜色、图示外，动画是视觉语言运用中需要斟酌的另一个特殊元素。动画能把演示文档上的静态信息动态化，使呈现的信息与演示人的讲解同步，强调目标信息使其能够更容易地被视觉感知和捕捉，增加被注意的可能性。由于对视觉语言的狭隘认识，有些人会把视觉语言与艺术、动漫等手法划等号，把视觉信息的功能局限在装饰、美化方面。基于这样的理解，在一些演示文档中，演示者会搁置不少动画式的点缀图像，其实这样的图像容易分散观众的注意力，削弱他们对重要信息的注意。所以，专家经过调查研究后建议要慎用动画效果，尤其是图片的动画，因为过多的动画会破坏过渡感，而且容易给人“不专业、俗气、讨厌”的印象” [27]。
总之，演示文档中视觉语言的设计与呈现应从观众的认知习惯出发，运用适当的策略，这些策略包括合理设置背景颜色、凸显文字信息与背景、改变文字外部特征、运用恰当的图表、安排信息呈现的方式与顺序。它们与文字语言一样也要遵循“易获取性、易理解性、有用性”三个原则，尽量做到容易被注意、功能服务主题、便于观众领会、解决观众某一方面的使用需求。
四、思考和结语
Duarte用下图提炼出不同水平制作出的演示文档的三种样式（图9）：
图9 演示文档的三种样式[28]
左边为布满密密麻麻的文字的演示文档，可以被用作讨论或者白皮书；中间为辅助演示人演讲的演示文档，受众可以边看边听；右边作为视觉辅助，帮助演说者提炼信息的演示文档。虽然没有公式来说明绝对的正误，左、右、中三种演示文档哪种样式更受欢迎，认知效果孰好孰次，但只要把受众的视觉感受和接收信息量的大小作为重要参考依据，答案应该是显而易见的。
Gabrielle 归纳出演示技能中通常出现的四个问题：不明确的信息、不连贯的幻灯片、不熟练的设计和没有技巧的演示。其中前三个问题均涉及演示文档的文本和视觉语言的综合运用。他把演示文档中组织信息和提高审美度的过程分为三个阶段表述在图10中：撰写清晰的故事，制作连贯的幻灯片和运用设计的手法，这三个阶段统一称为演示思维方法：
图10 演示思维方法[29]
在这个图示中，三个阶段都以受众的问题作为中心，受众的问题实际上也就是受众的期望和视角。Caricato的调查发现，大多演示文档的设计主要还是从制作人的视角出发，没有或很少运用受众分析或受众意识来审视演示文档。这个调查的结果说明，演示文档的信息传播效果的优化有待于演示人提高受众意识、建立观众视角、采取受众分析，并能将此内化为他们的常态工作习惯[30]。
职场工作信息的“易获取性、易理解性及易使用性”始终是针对用户受众而言的，如何从认知的角度出发在演示文档中运用好文本和视觉语言不仅是专业设计人员应该掌握的技能，也应该是非专业人员使自已在职场沟通中卓而不群的重要利器。
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