摘要:公安档案管理是从公安档案的收集开始的。公安实践活动源源不断地形成的公安档案为公安档案的收集提供了丰富的物质基础,这也是公安档案工作中最繁重、最活跃的一项内容。因而,必须讲求收集策略和整理归档方法,以提高这项工作的科学性和有效性。
关键词:公安档案;收集;整理
中图分类号:G272文献标志码:A 文章编号:1002—2589(2009)15—0110—03
一、公安档案的收集方法
公安档案的收集工作是公安档案工作的起点和基础,是公安机关积累档案、丰富室藏的重要手段,是开发公安档案信息资源的物质基础和先决条件。没有健全的收集工作就没有健全的公安档案。公安档案部门必须依据收集对象和收集任务的具体情况,明确和疏通具体的收集渠道,对公安档案进行定方向、定内容的收集,在方法上又应力求做到简便、灵活、实事求是。
(一)日常工作中不断积累
公安机关的每一个专业领域、每一位公安民警都在直接或间接地产生、管理和使用着公安档案。公安工作档案材料的收集涉及方方面面,各个部位,无时不有、无处不在,可以说档案材料收集工作贯穿于公安各项工作的全过程,涉及到全体干警。从办案的卷宗看,各科室部门的干警到领导干部,对每一个案件几乎都要经手;从文书档案看,上至国家各级党政、司法机关下发到公安部门的各种文件的签收、传阅、下至本单位各种文件、简报,信息的草拟、印发,各种会议记录的制作,也要由许多人经手。可以讲,档案收集工作是全体干警共同的工作。每个民警都要有较强的档案意识,在开展日常业务工作过程中,要熟悉本职业务和文书处理的要求和规范,学习和掌握立卷的技能,做好日常的收集,使之有效提高案卷质量和立卷工作效率。
(二)集中收集
集中人力、物力,限定时间,落实责任,对积存的档案资料进行定期全面清理。公安专业活动的阶段性比较强,常常针对季节性犯罪进行“严打”战役,如春节前打击黄牛行动、夏季打击卖淫嫖娼等专项行动,行动结束后,公安文件已于该阶段全部产生。这时,如果档案部门集中力量进行重点收集,往往会取得良好的效果。抓住公安活动的主要环节和关键阶段,不失时机地做好公安档案的接收归档工作是公安档案收集的一条重要经验。各业务部门材料内勤除按规定接收归档材料外,还要结合档案工作升级达标、创建合格档案室、节前保密检查等工作,以突击的方式进行档案清理和收集。这种方式的特点是人力集中,效率比较高。许多档案工作先进单位都采用这一方法来解决历史“旧账”,以保持档案的完整性,提高档案的质量。
(三)跟踪收集
影响公安档案收集质量的一个重要原因在于公安档案具有极强的流动性。同一公安对象,随着工作的进展采取不同的措施,产生不同的处理结果,从而形成不同类别的文件材料。在历经了较长周期的工作阶段,流经一系列工作环节后,往往容易造成材料散失,特别是一些重要法律文书、各类清单(如罚没款、扣押物品处理清单)等,这就需要档案干部以锲而不舍的精神,找准源头,一追到底,收齐补全缺失文件。公安业务部门侦查终结后,要将档案材料移送人民检察院审查决定,最后移交人民法院作出判决。等到审判结束,案卷退回,历经的时间少则几个月,多则一二年。在这一流转过程中,很可能由于登记、移交、管理的不规范,造成案卷滞留、退卷不及时、部分材料缺失,甚至案卷“下落不明”,直接影响到公安档案的齐全完整。因此,档案管理干部要长期、持续地做好跟踪收集工作,使档案保持完整。
(四)拓展征集渠道
要拓展征集渠道、扩大征集范围,在做好纸质、电子、声像等载体档案收集、整理、归档工作的同时,围绕重点时期、重大事件、重要活动、重要人物,尽可能将一切与公安工作和公安队伍建设有关的具有纪念意义、凭证性和保存利用价值的文献、手稿、图表、书刊传单、徽章证件、印信图章、警用装备、外交礼品、名人或烈士遗物等门类不同、载体各异的各种实物资料收集起来,加以整理归档,丰富馆藏内容,逐步形成档案载体形式多样、门类齐全的多元化库藏结构,使公安档案更具特色、更为完整、更加丰富。公安机关内一些学有专长,在公安实战和学术方面成就比较显著的刑侦、法医等公安领域的专家或教学、研究人员,他们个人形成的一些论文、专著、译著或水平较高的教材等材料也应该作为收集的重点。
(五)及时归档
文书档案应在第二年第一季度,最迟第二季度将上一年文件归档。业务档案,要随时结办随时归档,统一由本机关档案部门管理。由于各项公安实践活动的内容、规律各具特点,其形成的公安文件不可能按统一的时间进行归档,而应按专业的不同区别对待。从实践来看,确定公安文件归档时间必须依据是否有利于归档文件的完整与齐全,是否有利于公安工作的进行。一般而言,刑事侦查案卷应在结案后3月内归档;劳动教养案卷应在审理完毕后2月内归档;治安处罚、收容教育、事故处理等案卷应在办理完结后1月内归档;公民因私出入境案卷等行政审批类文件应随办随归;公安派出所、看守所的公安文件应当随时形成、随时收集。
二、公安档案的分类整理
公安档案实体分类应从分类对象本身的客观实际出发,根据各种性质和问题的公安档案的形成特点及分类目的和用途,采用不同的分类方法。只有严格选择分类标准,才能确保全宗内档案分类质量。
(一)职能分类法
公安工作是有关维护国家安全和社会治安秩序与治安管理、惩治犯罪以及公安机关、人民警察队伍建设等事务的总和。新时期公安以保卫社会主义现代化建设为中心,使公安业务进入了新的发展阶段,主要包括公安综合管理、国内安全保卫、刑事侦察、治安管理、户政管理、出入境与国(边)境治安管理道路交通管理、消防监督管理、治安保卫、公安法制等。依照公安机关管理职能、工作任务划分类别,每一个类别代表公安机关工作的一种职能或一个方面。然后,每个大类再依据各自特点分类。职能分类顺应了当前公安工作发展的需要,随着公安职能分工日益深人、细化,管理活动日趋多样、交叉,档案记录与反映的内容也呈现广泛、丰富的特点。
(二)时间分类法
公安档案是以一个人或一起案件为分类单元的,各保管单元之间缺乏内容上的有机关联。随着公安专门档案数量的急剧增多,要求寻找一种能够揭示公安档案其它方面联系的分类特征,否则不便于管理。现在不少单位以1000卷或2000卷为限编定一本目录,由于不同种类案卷每年的形成数量大相径庭,结果造成有的一年一本,有的近十年才能凑足2000卷,很难从目录号上清楚地了解档案文件的时间特点。因此,引入时间因素作为划分公安档案的方法,即把相同时间内形成的或反映相同时间的公安档案集中归类(如按最后结案日期归入相应年度类别),使档案整理工作有了自然衔接基础,便于纵向分析研究某一时间内公安专门管理活动发展演变的规律。
(三)形态分类法
公安机关有许多专门档案,它们的形体特征、载体类型、规格形状具有特殊性,其管理手段、检索方式与其它档案也存在着较大的差异,需要以他们的结构、性质、状态作为分类依据。常见的有:(1)机动车档案,机动车自领取牌证起直到车辆报废整个过程中有关技术信息的系统记录,是交通、治安管理的有力工具。它为公安机关侦破治安、刑事案件和调查处理事故提供可靠依据。例如,利用车辆档案信息网络系统,查询交警查扣违章、无主车辆信息,机动车入户、转籍登记信息,以发现盗抢机动车的线索。(2)指纹档案:依循指纹“人各不同,终身不变”的特点,建立指纹档案,是刑侦部门一项重要业务建设。当犯有前科的罪犯重新作案时,将他遗留在作案现场上的指纹与储存的指纹档案进行比对,作出同一认定,就能够据以识别犯罪者。当某犯罪分子连续多次作案时,把他遗留在各个犯罪现场上的指纹搜集起来,然后,集中力量查档,通过比对认定同一,就可以为查证犯罪历史记录,串并案件,揭露、侦查、起诉、审判犯罪分子提供确定性的客观依据。(3)枪弹痕迹档案:建立枪弹痕迹档案及相关数据库,进行枪弹痕迹信息的管理、通报、协查和串并案等工作,可有效地打击和控制持枪作案的犯罪活动。例如,对持枪作案现场遗留的,以及从犯罪分子手中缴获的枪支、弹壳和弹头,与公安档案样本或数据库信息进行比对,即可确定持枪人
(四)地域分类法
公安派出所档案记载和反映该地区范围内的社会治安现象,在内容和形式方面具有鲜明的地域特征。这些种类的档案宜采用地域分类法(城市以辖区门牌,农村以村)进行分类,来顺应基层管理活动的工作规律和档案形成、利用规律。常见的有:(1)重点人口档案。公安基层组织从群众反映的、外单位反馈的,以及自己工作中积累、获取的列管重点人口材料中,不仅可以发现线索和嫌疑对象,为集中打击违法犯罪分子提供可靠依据,还促进了动态管理,避免因临场收集材料走漏风声,致使违法犯罪分子潜逃而难以抓获。(2)户籍档案。公安机关户口管理活动产生了大量的户口凭证、簿册、统计表等文件材料。其内容反映本辖区每个人的身份情况、经济状况、现实表现、交往人员、体貌特征、方言习惯、别名绰号等。户籍档案的管理是公安基层基础工作的首要环节。公安档案材料越丰富,对人的情况了解就越深入、越准确,其在配合侦查破案、发现犯罪方面的作用越显著。(3)阵地控制档案。针对重点地区、公共场所、特种行业的特点,建立相关的管理档案。通过分析研究,找出加强治安管理的最优方案,堵塞各种可能导致违法犯罪的隐患漏洞,有目的、有重点地采取防范措施,以保持这些区域治安秩序有条不紊。同时,也便于新民警尽快熟悉辖区基本情况,了解社会动态,掌握违法犯罪情况。
(五)专题分类法
按照重大活动进行一些“专题文件汇编”、“重要文献汇编”、“重要文件汇集”等归档和编纂。从公安档案中记载的重大事件、重大案件、重要问题和重要人物的重大公务活动,有计划地系统编辑“本机关大事记”、“年表”、“重大案例简介”、“重大事件情况介绍”等。如结合上级指示精神,联系本地区公安工作的特点,编写“严打”工作专题文件汇编、“两会”保卫专题、“重大节日及大型会议活动安全保卫工作重要文件汇编,搜集整理“扫黄打非”、“打击车匪路霸”、“麦收防火安全保卫”工作等专题的资料汇编。
(六)事项分类法
按照档案文件内容所说明的主题或类型,将同类问题的文件类聚在一起,能较好地体现文件在内容属性方面的共性特点。如公安档案按工作性质或处理结果划分为刑事拘审档案、劳教档案、刑事拘留档案、治安处罚档案等。又如户籍档案按类型划分为户口簿册、迁(移)人户口证、迁移证存根、死亡证存根等。值得注意的是,对于集团案件中不同人员,由于处理结果不同形成了不同的案卷,但为了保持一个案件材料的成套性、完整性,不能把它们分别归类,而应贯彻“就高不就低”的原则,统一归人最高处罚结果那一类,否则,会割裂一起案件内材料的有机联系。另外,对于某些不属于任何一种类别,或具有综合性的材料,可设置“综合类”或“备查类”。
三、一些特色资料的归档
(一)重要活动
要注重研究总结公安工作发展的规律、特点,追寻出最能反映本行业或本专业源远流长、独具特色的档案材料,并围绕这一中心广泛征集、收集具有典型代表性的档案文件及有关资料。如体现公安工作不同历史时期、有着特定形体格式的各类证件、标牌、执照、簿册、文书等;围绕重大保卫活动、处置重大突发事件(事故),侦破重大、特大刑事案件过程中形成的具有社会影响力、特殊纪念意义的档案文件;国家领导人为公安工作撰写的文稿、题词、批示等;揭示公安专业活动,有着新闻、艺术价值的各种照片、录音、录像材料;存在于老公安记忆中的“历史”,经过口述记录的材料;等等。
公安各部门组织重大活动和召开重要会议,一般都安排人员拍摄录像,形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行,但在档案室却找不齐这些原始档案。分析原因:一是多个部门同时参与的大型活动,档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的,各自负责一块工作,形成的档案材料缺乏协调、统一、集中,活动结束后,档案材料也各归东西,声像(包括文书、实物等)档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有提出归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作,也造成档案材料流失;三是有关专业人员档案意识不强,加之缺乏有效的管理,形成的档案不及时归档,用完之后就归为已有或是下落不明,又造成档案的流失。对这些声像资料应及时整理,随时归档。改变半年或一年突击归一次档的方式,做到边收集边归档。及时标识照片档案的文字说明、拍摄者及类别,保证了整理质量。
(二)名人档案
公安机关党政主要领导、革命烈士,有较大影响的知名人士,为公安工作作出重大贡献的英雄模范,被社会公认的公安各领域有名望的专家、学者等著名人物,在公安实践活动中形成的能够反映其毕生经历和业绩的手稿、著作、日记、书信、各类文书、传记、回忆录、生平事迹记载以及照片、录音、录像等档案材料,从一定意义上讲,是公安事业发展的缩影,对研究历史有重要的参考价值,而且在公安理论与实践的承前启后方面也有着难以估量的影响。档案部门要深入到名人所在的单位、家庭,通过熟悉的同志、家属、亲友以及报刊杂志,收集反映其业绩的文字、图像、实物等材料。
(三)公安实物
各级公安机关在各项专门工作活动中形成的具有历史意义和保存价值的物品,尤其是公安机关各个时期作为历史“化石”的物件以及名人过往留下的记录和物证,是公安档案的有益补充,使我们能保存的公安记忆更加鲜活、丰满。档案部门有计划地精心挑选保存一些公安实物,对于改善库藏档案结构, 加强档案工作宣传,扩大档案工作的影响力具有积极意义。内容包括各个时期的警服、警衔、警号、胸(臂、肩)章等;具有公安特点的各类证件、簿册、牌照等;侦办重大刑事案件、处置重大事故(件)等过程中收集的能够保存的物证;各类奖状、证章、奖杯、锦旗、牌匾;名人过往所留下的记录和物证;等等。
参考资料:
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(责任编辑/肖莉虹)
