摘 要：档案管理是机关事业单位工作中的一项重要组成部分，通过科学的方法将档案从分散转为集中统一利用，为党和国家各项事业服务。随着我国信息化技术不断发展，“互联网+档案”是未来档案管理的发展趋势和方向，本文首先分析了新时代环境下加强档案管理建设的新要求，指出当前机关事业单位档案管理信息化工作存在的问题，并提出合理化的解决措施，希望能给档案管理相关人员提供一定的参考。
关键词：机关事业单位;档案管理;信息化;存在问题;解决措施
以互联网为代表的信息技术的发展给当今很多事物带来了深远的影响。对于档案工作而言，传统的档案管理全部依靠人工操作实施，效率低下且耗时费力，在“互联网+”时代，机关事业单位的档案管理工作必须与时俱进。从机关事业单位的档案性质来看，其肩负着记录政府/公共事业信息，维护党和国家真实的历史面貌的使命，属于公共管理范畴，在新的历史环境下，研究机关事业单位档案管理信息化工作，对于其他行业档案管理和档案管理制度的改革创新均具有一定借鉴意义。
1 新时代加强档案管理信息化建设的新要求
我国档案最早可追溯到夏商时期，经过多年研究探索，管理经验日益丰富，建设成效逐渐显现。然而，随着人们对公共服务的要求越来越高，对机关事业单位档案管理工作在完整性和时效性上提出了越来越高的要求，主要表现在以下三个方面：
一是要求档案管理进一步标准化。档案管理主要包括档案收集、整理、鉴定、保管、检索和提供利用等环节，机关事业单位档案更多的是记录公共服务信息的载体，需要在管理的各个环节加强标准化建设，如管理模式标准化、整理流程标准化等等，这是提升机关事业单位档案管理质量的重要方面，也是提升服务质量的重要抓手。档案管理标准化建设要求机关事业单位档案管理者必须加强新技术新手段的运用，不断优化档案管理方法，确保档案管理适应时代发展的客观需要。
二是要求檔案管理必须具备前瞻性。随着社会的不断发展，当前经济、政治、文化管理都对档案工作提出了新的需要，只有档案才是一个单位、一个城市、一个国家建设的“活字典”，档案管理的前瞻性要求档案管理者必须不断适应当前和未来社会发展的新要求，不断加强档案工作的与时俱进，尤其是尝试运用信息化前沿管理手段，来加强档案的录入、数字化存储、阅览和异地传输使用。
三是要求档案管理的效率性。机关事业单位档案的信息录入和数字化存储是为了更好的实现传输和使用，如何便捷、高效地在众多档案数据库中找到个人所需的档案信息内容，是提升档案服务质量的关键所在，也是档案管理的“生命力”所在，更是新时代档案管理服务改革创新的关键所在。
2 当前机关事业单位档案管理信息化建设存在的问题
一是档案管理信息化人才缺乏。从传统手工档案管理跨越至档案信息化管理，首当其冲是需要信息化人才，但机关事业单位档案管理人员信息化素质不高的情形依然存在，一些单位领导对于档案信息化建设的重要性认识不足，在岗位设置时没有设好专业门槛，人员选拔标准比较随意，片面认为档案管理岗位是人人均能干的岗位，将一些非专业人员甚至是兼职人员选派到档案管理岗位，严重影响了档案管理以及档案信息化建设的步伐。一些单位档案管理人员年龄偏大，学习和接受互联网技术、计算机技术等新事物、新知识的能力不足。还有一些档案管理人员工作积极性不高，档案工作使命感和责任感不足，不能对档案信息化数据进行有效的整理和深度挖掘，导致检索过程中使一些信息数据不能及时有效提供。
二是档案管理信息化建设滞后。一些单位在档案信息化建设上不舍得投入，导致硬件和软件建设滞后。管理模式和方式陈旧，即使有好的想法但受限于硬件软件设施制肘，也难以开展工作。一些单位虽然构建了档案信息管理系统，但仅限于条目录入，未进行页面扫描，档案仍以纸质载体为主，信息化查阅也就无从谈起。
三是缺乏相应的档案信息化管理制度。“互联网+档案”的理念提出后，有的单位率先进行了有益探索，但在信息化管理的配套制度建立上，还存在滞后的情形，导致一些单位用“旧瓶装新酒”，没有真正指引档案工作顺利开展。制度滞后还导致档案信息化建设过程中人员岗位权责划分不清晰，造成工作中出现相互推诿现象，这些情形在不同程度上均降低了档案信息化建设的效果。
3 加强机关事业单位档案管理信息化建设的措施
一是提升档案管理信息化人才技能。现代档案信息化建设是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。信息化建设需要信息化人才，在具体实践中，提升档案信息化人才技能要做好以下几点：首先，要提升人员选拔配备的门槛。要优先选拔专业人员到档案管理岗位工作，破除档案管理岗位要求不高的误区。其次，要组织参与档案信息化培训。积极与相关院校、档案行政管理部门联系，学习档案信息化培训课程。对于一些年龄偏大、学习能力较弱的人员，要采取增设人数或岗位调动等方式解决实际工作需要，要认真学习一些先进示范单位的有益经验和做法。再次，要建立一定的岗位激励机制。科学设置阶段绩效和目标激励，对档案数据录入和整理实施过程审查，需要收集档案信息要提前开展指导提醒。要加强与一线整理或各科室兼职档案人员的交流沟通，及时发现工作中的难点，为其排忧解难，充分调动一线整理或各科室兼职档案人员的积极性和主动性。
二是多措并举促进档案信息化发展。一方面，随着我国信息化技术的不断成熟，档案管理信息化已经具备技术条件，将为机关事业单位档案管理带来革命性的变化。各单位首先要从思想上提高认识，把握这一历史发展趋势和机遇。另一方面，机关事业单位要进一步加大档案信息化建设投入，加快档案信息化建设步伐，以便更好地为民众提供公共服务。采购先进的信息化设备，如计算机、扫描仪等，完成计算机辅助档案管理，满足信息化基本需求。在实现档案数字化建设过程中，可以采购档案数字化外包服务，提升人力资源使用效率。要构建起完整的档案数据线上管理系统，明确个体权限，确保使用个体能方便快捷地获取所需的档案材料。
三是建立配套的档案信息化管理制度。制度机制是规范档案管理行为的依据，要敢于打破传统手工档案管理过程中的一些落后机制，进一步精简信息化管理的程序和步骤，提升服务的质量和效率。依靠制度机制进一步理清划分岗位职责和权限，规范岗位责任。要结合当前全国正在进行党政机构改革和事业单位改革的浪潮，加强与其他单位制度机制的衔接和对接，以制度的形式规范信息化条件下的档案管理程序，促进新时代档案管理的科学性、标准性和规范性。
4 结语
经济发展和社会变革给机关事业单位档案管理带来了发展契机，各单位要想加快现代化进程，必须从思想认识、人员素质、资金投入等方面综合施策加快档案信息化建设的步伐。除此之外，还需注意信息化视角下的档案管理，高度重视信息安全问题，科学设置访问权限，定期实施病毒查杀和数据备份，确保数据信息安全可靠，为大众提供更加优质的档案信息服务。
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作者简介
赵秋霞（1988-），女，本科，馆员，主要从事档案管理方面的工作和研究。
