安徽出版集团成立于2005年11月，下属8家出版社。2007年，全集团累计完成销售收入32.66亿元。2008年9月18日，安徽出版集团得到中国证监会正式批复核准，以其出版、印刷等文化传媒类资产参与认购科大创新股份有限公司定向发行的股票，实现出版主业整体上市。11月5日，科大创新股份有限公司更名为“时代出版传媒股份有限公司”，成为文化传媒类上市公司。
虽然安徽出版集团成立较晚，但各下属企业的信息化应用已经经历十几年。编、印、发、存、财各个环节在不同的历史时期基本配备了信息系统，对企业管理和生产发挥了一定的作用。这些信息系统主要有单机或局部的出版业务管理系统、印刷生产管理系统、教材征订及图书发行系统、出版纸张管理系统等，同时，简单、基本的内外网信息门户也相继建立，对宣传企业形象和产品服务起到一定作用。但随着企业的壮大、信息技术的不断发展和各类企业应用的扩大，这些简单的非集成化的信息管理系统也渐渐成为集团管理上层次、经营上规模的瓶颈，有着很大的局限性。尤其是集团同步启动重组上市和内部ISO质量管理体系认证，对信息系统提出了更高的要求。
下面简要谈谈我们在安徽出版集团信息化建设中的认识与实践。
一、项目缘起
经过调研和反馈，我们发现安徽出版集团的信息化建设亟待解决的几个问题。
1. 企业上市需要高效的信息管理系统
根据《证券法》有关规定，公司上市之后，必须依法履行信息披露义务，信息披露“必须真实、准确、完整；不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏”。而只有及时地建立综合业务平台系统，才能实现规范、标准、高效的内部管理和对业务信息真实、准确、完整的记载。如今，ERP已成为企业在信息时代生存和发展的基石。企业实施ERP，能够规范管理流程，促进管理的科学化、规范化、数字化，能够实现网上业务运行及业务与财务系统的无缝对接，提高企业对市场的预测能力、管理能力和营销能力，并为企业实现长期战略提供决策支持依据。
2. 高效的企业需要科学的人员激励机制
一个高效赢利的体系中，人是最大的资产。合理的激励和用人，可以使其发挥最大的主观能动性，从而为企业创造更大的效益。比如在出版业务中，对编辑的个人激励应该基于有效的绩效考核办法和基础工作数据统计，如单品种的核算数据，但这个问题在以前的系统中无法解决。同样的，原来企业中对人员的流程管理，也逐渐向行为管理过渡，只有具备量化的指标，才能积极推动这种方法的应用。
3. 信息孤岛已严重影响领导决策
安徽出版集团的信息孤岛主要表现在两个方面：
一是集团各单位的信息系统因各自独立引进，故缺乏集团层面的统一规划。突出的表现就是，集团与各单位间无法进行业务数据的交换；集团不能及时掌握各单位业务信息和财务统计数据。
二是二级出版单位内部，原有的局部信息化系统在使用过程中，各部门间不仅数据不统一，而且财务数据与业务数据不能互相交换；日常信息管理中，不仅存在大量重复录入、数据复用率低等现象，而且数据可靠性极低。
4. 出版业的未来迫切需要资源整合
上世纪90年代，大家都说谁占有了更多的信息，谁就占有更多的市场。在出版领域，由原来的内容编辑逐步向内容生产过渡，由大众出版向小众出版过渡。要将历史内容资源收集整理好，将现有内容资源通过出版流程整合、汇集起来，成为未来内容结构化和再生产的基础。可以说未来谁有了更丰富的出版资源元数据的加工生产能力，谁就占领了数字时代出版的市场，或者至少为占领市场作了产品材料的准备。而这种生产能力是建筑在丰富的数字资源基础上的。
5. ISO9001：2000质量管理体系认证需要强大的数据库的支持
ISO的精髓就是以顾客为关注焦点，持续改进。持续改进的基础就是要把数据按照一定规范加以记录，把要做的东西写下来，再按写下来的去检查，再把改进的写下来。换句话说，控制文件、程序文件和记录文件三项中基础数据的记录是其日常工作的主要内容。这样的记录表格的数据量是惊人的，ERP强大的数据库应该成为真正实现ISO的强大后盾。
二、项目简介
1. 系统规划
通过以上分析，统一建立业务软件系统和硬件平台，统一业务处理流程和数据存储，将有利于促进集团各单位管理流程的规范化。一句话，建立全集团统一的综合业务平台体系，将会解决许多实际问题。
建设综合业务平台的目标是：建立以集团总部为管理中心，各生产、管理环节信息交换顺畅、平滑，信息共享充分、有效的综合业务平台，为集团控股公司和上市公司决策提供强有力的信息支持，为工作人员和各级领导提供一个方便、实用的业务处理系统和决策支持系统，进而从总体上提升安徽出版集团和时代出版传媒公司的核心竞争力，为未来发展奠定良好的管理基础。
平台系统包括：出版业务系统(ERP)、商业智能系统(BI)、办公自动化系统(OA)、人力资源系统(HR)等。2008年由北京平章科技发展有限责任公司中标承建。
通过这个业务平台，集团集中统一管理，实现数据快速收集、统计、加工整理；集团统一数据库，统一管理流程，统一分配权限，内部数据高度共享，统一维护，提高效率。使用信息流整合商流、物流和资金流，实现集团内各企业各类业务的一体化运作，为实现数字化出版、网上营销奠定基础。通过统计、加工各种业务流程的数据，集团能快速获得市场信息，从而进行营销和管理策略的调整。
2. 系统建设
(1)业务系统的建设
出版业务系统建设覆盖了完整出版产业链的各个环节，涵盖出版社和教材中心；办公自动化和人力资源，覆盖整个集团公司办公和人力应用。
对于集团领导来说，没有比及时准确了解各单位的生产、发行、仓存、在途等数据更重要的事情了。此时，能对整个集团数据进行即时采集和挖掘加工的商业智能系统便会大显身手。通过数据交换中心将各单位即时业务数据交换到商业智能系统，交换频率可根据要求定制，进而生成决策支持数据，便是商业智能系统的主要功能。另外，非出版业务系统比如国际经贸公司管理系统、医药集团ERP的数据，也可以通过数据交换系统进入商业智能系统，为领导决策提供支持。
需要特别注意的是，人力资源系统是整个大系统的人员和部门归口，所有的人员和部门需要在这个系统里体现，防止同一数据因不同的数据来源、基础资料系统录入不规范等造成的不唯一性。这种设计为“核算到个人”打下坚实的基础。
信息化建设应用系统逻辑关系如图1所示。
(2)内、外网信息门户的建设
对于内网，办公(业务)及数据共享和交换平台，是进入各应用系统、共享集团数字资源、了解集团信息的统一入口，其建设内容主要涉及内网网站、单点登录和数据中心展现等系统的开发。外网建设的主要内容包括集团外网网站(集团网络及其各下属出版社网站)、电子商务等系统的开发。
(3)系统整体安全管理
网络为数字内容的传播提供了极大的方便，同时也带来很多隐患，如不设防，后果不堪设想。应引进网络管理软件，采用各项管理制度及操作规范。所使用的安全管理措施包括虚拟专用网络、入侵防御系统、上网行为管理、桌面管理体系等。
(4)基础技术支撑设施
中心机房主要涉及：不间断电源(UPS)，防静电、防雷击、高压氩气消防柜系统，机房电源综合布线，各类设备的部署等。采用双核心路由器，进一步提高了网络平台的安全性和可靠性。
系统拓扑图如图2所示。
3. 系统优势
1)符合上市公司对业务的要求：系统建设覆盖了完整出版产业链的各个环节，各系统均可在此平台上交换和共享信息，提高了信息传递效率，基本上消除了“信息孤岛”现象，实现了信息的有序和良性循环。
2)实现业务精准管理：做到账账相符、账实相符，实现图书单品种核算，费用核算到个人。
3)技术平台规范：高效、平滑、统一的信息交换模式；多数据库的数据整合；严格的权限管理。
4)可进行应用扩展：接口丰富，为未来应用扩展打下了坚实的基础。
5)体现质量认证：ISO文件中数据量最大的莫过于记录文件。在软件中设置符合ISO记录文件特点的报表格式，这是新系统中的一大亮点。
三、实施应注意的问题
ERP软件不是拿来就能用的普通商品，需要整个企业的深度参与才能完善实施细节。一些制造企业可以通过将现行软件系统复制一份到异地的方法另外设厂，管理和流程都是成型的，但出版企业很久以来形成的“发货无合同，退货没商量”的不成文规则，使软件系统有其特殊性。所以在系统试点期和推广应用期都要注意到一些相关问题。
这里面既有技术问题也有应用问题，大部分是使用问题。比如：操作习惯不愿改，沟通成本非常大。熟悉旧系统(局部管理程序)的人不愿意改自己的习惯，有的部门把录入业务数据视为一种负担，在建设初期作无声抵制；而财务部门则比较积极，因为上了业务系统，财务数据就不用再次输入了，同时财务系统上的软件比较早，他们早就习惯于使用计算机进行账务处理；有的部门不愿意配合初期实施时的数据整理，认为不是自己的责任；有的部门借口软件存在问题，不愿意使用。人们常说ERP软件是“三分软件，七分实施”，这个说法一点也不为过。在系统实施过程中，具有一定经验的实施小组成员和对集团情况比较熟悉的资深人员一定要密切配合，做好实施的推和拉工作。另外，不同企业之间管理方法和策略会有差异，企业已存在的管理流程不一定就是合理的做法，所以在推进信息化过程中应有策略地、及时地让企业改进。企业信息推进人员应该经常沟通，分享试点成功企业中的经验。工作态度决定工作效果，如果简单地持系统“推定合理适用”态度，肯定比采用“推定不适用”的怀疑态度在推进系统实施中要快得多。■
