【摘 要】科学技术的高速发展加快了人类文明的进程，信息技术促进了现在社会各项事业的高速发展，信息技术无处不在它改变了人们的生活方式，信息资源的开发利用已经成为人们工作的重要组成部分，档案是人类社会活动的真实记录，信息化建设体现在学校管理的方方面面，利用信息化技术做好档案管理工作就是最大限度地开发利用档案信息资源，面对目前职业院校档案信息化建设的现状及存在的问题，特别是国家建设的1000所国家示范中等职业院校更要重视档案信息化管理，从档案基础建设入手，更新观念，创新技术，健全制度，强化管理，加快中等职业学校档案信息化建设的步伐。
【关键词】职业院校；档案管理；信息化
随着网络信息技术的迅猛发展，办公自动化的普及应用，给职业学校档案管理工作带来了新的机遇与挑战。面对挑战，我们要紧紧抓住机遇，加快档案工作步入信息时代的步伐，推动档案信息化建设，使档案管理向信息化管理转变，适应档案管理创新与发展的要求，更好地为学校的建设和发展服务
一、学校电子档案管理现状
1.学校对档案管理认识不够
调查发现我国许多学校的档案管理工作存在诸多问题，管理漏洞百出，一旦需要查找相关档案时，往往是无从寻找。目前职业学校档案信息化建设工作相对滞后，主要是对档案信息化建设认识不足，认为档案工作在短期内不会对学校的建设和发展带来负面影响，因此不能引起学校领导的足够重视，对档案信息化建设缺少发展规划和合理的资源配置，与现代化的教学管理和学校发展不相适应。
从档案管理工作现状来看，尚未形成素质优良、结构合理，科学高效的档案管理队伍，一方面，有些专职档案工作人员学历、知识、年龄、职称结构都不尽合理，还有些部门档案工作人员未接受档案管理专业培训，缺乏档案管理和信息化建设的基本理论、知识和技能。另一方面，有些档案人员对档案事业认识不足，缺乏勇于创新和与时俱进的精神，对档案事业缺乏热情，观念落后，对学习新知识、新技术有为难情绪，沉湎于保持现状，制约了档案信息化建设的发展。
究其原因，主要原因之一就是学校的管理层对学校档案管理工作的重要性认识不够，对学校档案管理的重视程度不够。许多学校的管理层片面地认为学校作为教书、育人的场所，只要做好育人和相应的科研工作就足够了，从而忽视了学校的档案管理工作，没有意识到档案管理对于总结学校的教育经验，积累和探索学校的教育方法，维护学校的教师和学生的合法权益和人力资源档案等方面的重要作用。由于学校管理层的不重视，因此导致了学校的档案管理工作松散，即使学校有负责档案管理工作的人员，也由于领导不闻不问，加上建设资金投入不足、硬件设施落后、人员培训力度差、待遇同比教师或其它岗位差，因此工作积极性不高，思想动态不稳定，档案材料不能及时整理、归档，从而导致了档案管理混乱的局面。
2.学校档案管理中服务意识差管理水平落后
学校的档案管理人员业务水平普遍不高，服务意识较差，不能适应现代学校档案管理的需要。学校档案管理工作长期处于手工阶段，不能与时俱进，信息化程度低，管理方式和档案建设手段还比较落后，工作效率低、准确性和完整性差。由于学校档案管理工作不受重视，人事档案管理缺乏专业的人才，缺乏培训学习机制，相互之间对于人事档案管理的经验交流少，导致了管理人员业务水平不能适应管理的需要。
3.学校档案管理的档案收集、归档意识差
通常学校的大量经费和人力资源都投入到学校基础设施建设、购置教学设备设施与教学之中，往往忽视了对学校档案管理工作中的基础设施建设与档案管理中人力资源的投入。在学校管理中，一些管理人员由于档案建设制度不健全、档案管理人员紧张，因此在档案建设管理时通常将重要的档案文件放置于个人手中，认为方便查找。这就造成了档案丢失或档案被破坏的隐患，不利于档案管理。学校档案管理的收集和档案归档意识较差，一些教职工甚至不愿意将档案交规学校管理，这既有教职工档案归档意识差的原因，另一方面也因为高校档案管理水平较差，甚至有档案丢失的情况出现，因此也导致教职工对于学校的档案管理信心不足，不愿将档案交规学校保管。
4.档案管理相对滞后，档案资金投入力度不够
从目前现状看，一方面职业学校档案管理有待进一步加强，档案管理方法落后，制度不完善，基础设施薄弱，档案信息化建设流于形式，纸上谈兵，主要是档案信息化建设缺少足够的资金作保证，没有完善配套的硬件支持，对档案设施的配套、档案的管理、档案人员的素质培养都缺少相应的投入。另一方面，职业学校建设发展需要大量的资金投入，办学规模、办学条件等方面都有待提高，缺少政府财政的有力支持，靠自力更生开辟财源举步维艰，在其人、财、物资源匮乏的情况下，只注重与办学直接相关的投入，优先考虑亟待解决的问题，即使千方百计挤出的资金也只能用于学校教学、科研重点项目的基本建设，无法筹措资金投入档案信息化建设。
二、学校电子档案信息化建设的思路
1.提高认识转变观念
要充分认识职业学校档案信息化建设的意义和必要性，把档案信息化建设列入重要日程，提升新认识，树立新理念，采取新举措，才能不断地创新与发展。以改革创新为动力，以服务大局为己任，以档案资源建设为基础，以信息化建设为手段，以档案开放利用服务为方法，以档案队伍建设为契机，促进档案管理工作的新局面，使档案管理水平不断提高。
2.增加投入改善条件
目前职业学校档案信息化建设落后于学校信息化建设，没有实现档案信息化建设与学校信息化建设同步发展，这种情况不同程度地影响了档案工作的开展和服务水平的提高。学校领导要重视此项工作，档案部门也要积极争取领导的支持，增强档案信息化建设的责任感和紧迫感，切实把档案信息化纳入学校信息化建设的总体规划，加大投入，尽快规范电子档案接收与管理工作，使档案信息化水平有一个新的提高。要加强档案信息资源整合，强化档案信息化建设，用先进的信息技术改变档案工作的传统工作模式。
3.加强培训提高素质
档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。
（1）加强档案信息化人才培养。为适应职业学校档案信息化建设的需要，必须培养一批既精通档案业务又掌握网络信息的技术人才。解决这一问题最关键就是开展档案信息技术的教育和培训，培养高素质的档案人员，提高他们的整体素质水平。
（2）加强档案信息安全保障体系。一是要对档案信息进行区分，按照《保密法》严格界定使用权限，并通过授权机制限制用户的访问权，以设置密码、验证身份等方式限制登录访问。二是由于网络易受到黑客攻击、网上窃听与篡改、病毒、程序缺陷、技术淘汰等众多问题的威胁，还要注意档案数据存放的安全，防止病毒和黑客的袭击。三是在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要增强安全意识，按照档案保密规定，对网上发布的信息要严格审核，保护上网信息的安全。
总之，学校的档案管理工作应当与时俱进，适应档案管理形势发展的需要，不断强化服务水平，端正服务态度，不断完善服务功能，提供优质服务，主动为学校的档案管理提供优质的服务，将档案管理工作转化成学校的教学资源，创造社会价值。
参考文献：
[1]吴菊.试论高校档案信息化建设面临的问题及对策.《教育理论与实践》，2005年，第7期
[2]窦丽娟.关于档案信息化建设的几点思考.《沈阳工程学院学报》，2007年，第1期
[3]彭荣.档案信息化建设的几点思考.《档案学通讯》，2004年，第1期
