摘要：本文主要依据企业内部控制应用指引第16号合同管理的有关要求，结合企业经营活动中合同管理各环节存在的法律风险点进行分析，着重探讨企业如何合理运用内部控制理论，加强内部监督，规范合同管理，促进企业的事业不断健康发展。
关键词：企业内部控制 合同 风险 机制
限于管理理论、意识控制等方面的原因，部分企业合同的管理仍存在着诸多问题。因此，合理运用内部控制理论，加强对合同的监督管理势在必行。
1 合同管理存在的主要问题
①合同归口管理不到位，权责分配和职责分工不明确。合同管理实际运行中，法律事务管理部门、业务部门、相关职能部门之间缺乏有效的沟通机制，无任何部门或个人能掌握合同总体情况。②合同样式不符合要求，要素表述不清晰。在合同样式方面，有正式书面的格式合同，也有简单的传真件；在要素描述上有些条款缺少关键表述，有的对会签意见大而化之等等。③合同动态管理如会签、授权、履行监控程序缺失。许多企业在合同静态管理、谈判等前期阶段能够高度重视，但对合同签订之后的合同履行阶段，则往往存在重视不足、管理不到位等情况。④合同执行后验收、评价工作缺失。企业往往缺少对年度合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况分析评估，对分析评估中发现合同履行中存在的不足，没有及时采取有效措施加以改进。
2 企业内部控制理论与合同管理风险辨识
2.1 指引第16号指出企业合同管理至少应当关注下列风险。①未订立合同、未经授权对外订立合同、合同对方主体资格未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。②合同未全面履行或监控不当，可能导致企业诉讼失败、经济利益受损。③合同纠纷处理不当，可能损害企业利益、信誉和形象。
2.2 从企业合同管理环节上至少应当关注下列风险。①合同准备阶段，包括合同策划、调查、初步确定商业对象、要约、谈判及拟订合同文本等程序。②合同签署阶段，包括征求法律顾问意见，按照权限分部门审核、会签，签署合同文本等。③合同履行阶段，包括合同履行，跟踪监督，变更或终止、纠纷的处理等程序。对合同履行情况及实施情况进行，及时反馈合同履行情况的最新进展，确保合同各方能够完全、全面的履行合同。④合同履约后管理阶段，包括合同履约情况总体评价、风险防控、归档保管等程序。建立合同履约后评价与考核评比奖惩制度，把履约效果与奖惩挂钩，把存在的问题不足与风险管控结合，推动合同管理PDCA机制不断完善，不断提高公司对外经营的竞争力与诚信度。
2.3 基于内部控制理论的合同管理风险辨识。①内控观念的局限性。受内部审计环境影响，部分企业一直将企业的内部控制过多的理解为企业的内部审计和财务管理。但对企业运营联系最密切的合同管理与法律风险控制缺少足够重视。②内控流程设计的局限性。部分企业或合同承办部门认为企业内部控制流程的设计增加了企业的运营成本、影响经营效率，对于效益的改观没有太多帮助。③法人治理结构不规范。目前很多企业虽然在形式上建立了法人治理结构，但远未达到内部权利制衡的效果。合同管理流程被架空，内部控制干扰因素过多，内控流于形式，甚至成为违规的遮羞布。
3 内部控制基本理论下的合同管理与风险防控
3.1 企业内部控制理论。企业内部控制理论的发展大致分为内部牵制、内部控制制度、内部控制结构与内部控制整体框架等几个不同的阶段。20世纪，内部控制活动大部分集中在制度的设计和审计方面。如美国相继成立了全国舞弊性财务报告委员会和专门研究内部控制问题的委员会。
3.2 内部控制五要素与合同管理。①控制环境。任何企业管理的核心都是企业中的人及其活动，而人又是构成环境的最重要要素。明确组织中的每一个人都对内部控制负有责任，这种组织思想有利于将企业的所有员工团结一致，使其主动地维护及改善企业的内部控制。②风险评估。企业必须建立可辨认、分析和管理相关风险的机制，对经济活动中各层级所面临的风险加以管控。③信息与沟通。围绕合同管理内外部环境的变化，必须建立与合同管理控制活动相关的信息与沟通系统。通过信息的交换与分析，对监督、控制进行调整，使企业内部控制越来越趋于完善。④内部监督。在成本与效益原则下，企业合同管理控制过程必须施以恰当的监督，通过监督考核机制对违规现象加以修正。
3.3 合同管理环节的风险防控。①合同准备。签约主体风险防控。签约主体合格是合同得以有效成立的前提条件之一，签约主体风险的结果是合同无效或被撤销。②合同谈判。合同谈判风险防控。谈判是双方在平等、自愿、公平原则下，磋商合同内容和条款，明确双方的权利义务的过程。③文本起草。合同形式风险防控。合同形式可以分为书面形式、口头形式和其他形式，是合同当事人意思表示的载体，应符合法律或有关部委审查备案的要求。如《合同法》规定，对借款合同、建设合同等应采用书面形式。④合同订立。合同订立前有关部门必须对文本进行审查会签。合同文本审核是合同签署的关键环节，其风险主要有是否违反国家有关政策法规，合同主要条款存在重大误解，审查人员的职业技能与操守，审查意见或建议是否被采纳。⑤合同生效。合同生效风险防控。经审核后的合同签订稿必须由企业法定代表人或被授权人签署，加盖企业公章后生效。其风险主要表现在：企业内部授权委托制度不健全，签署权限不明确而造成越权签订；合同印章管理不当，随意加盖合同印章。合同签署后被篡改等。主要管控措施：企业应当建立合同签订授权制度、专用章使用与保管制度。采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改。⑥合同履行。合同订立后，企业应诚实守信的履行合同约定，并按交易习惯履行通知、协助、保密等义务。该环节的主要风险是当事人没有恰当地履行合同中约定的义务。⑦合同变更（解除）。合同变更（解除）风险。其风险主要表现在：变更双方意见不一致导致合同无法继续履行，合同变更签证不规范，涉及合同变更协商的书面协议未作为合同的组成部分等。主要管控措施：合同变更程序上应参照新订立合同按权限履行审批手续，明确合同承办部门对合同履行情况及效果的信息通报。⑧合同争议。合同争议是一方或双方对合同条款履行提出质疑并要求予以解决处理。在发生纠纷时，双方应采取有效措施防止纠纷的扩大和发展，首先通过和解或者调解解决争议，尽可能避免诉讼。当事人不愿和解、调解或者和解、调解不成的，可以根据合同约定申请仲裁或向人民法院提起诉讼。⑨合同终止。合同终止指合同当事人双方在合同关系建立以后，因一定的法律事实的出现，使合同确立的权利义务关系消灭。合同履行的终止并不消灭当事人因此所应承担的返还财产、赔偿损失等责任，以及以后合同义务的履行。值得关注的还有合同终止后有关质保金与售后服务的继续履行。⑩合同后评价。合同后评价是对合同管理各个过程一个整体的、综合性的评定，通过评价有助于分析、总结企业合同管理中的经验和不足，推动合同管理水平的提升。企业应当建立合同后评价与责任追究制度，对分析评估中发现合同履行中存在的不足，应当及时采取有效措施加以改进，对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为，应当追究有关机构或人员的责任。{11}合同归档。合同归档保管是完善合同管理的重要环节，通过对合同资料的编号、统计、分类、归档和借阅进行管理，保证合同资料（包括招投标文件、补充协议、合同文本、审查会签单、监控视频材料等）的完整性，避免合同资料缺失或被泄密、滥用。主要防控措施：明确合同管理人员职责，规范合同资料归档范围、借阅审批、归还手续等有关要求。
4 结束语
合同作为企业承担独立民事责任、履行权利义务的重要依据，是企业管理活动的重要载体，也是企业风险管理的主要内容。企业需要运用内部控制理论对合同法律风险进行分析与控制，并建立一系列制度体系和机制保障，促进合同管理的作用得到有效发挥。当然，内部控制并不是要消除任何滥用职权的可能性，也不存在完美无缺的内部控制。只有这样，才能正确认识基于内控规范下的合同管理与风险防控工作，不断提高经营管理水平和经济效益，促进企业的事业不断健康发展。
参考文献：
[1]朱锦余.合同风险管理与内部控制——理论·实务·案例（企业内部控制与风险）[M].大连出版社，2010.
[2]王晓峰.如何更好地发挥合同管理在现代企业中的作用[M].现代企业文化理论版，2009（6）.
[3]财政部 证监会 审计署 银监会 保监会.关于印发企业内部控制配套指引的通知（财会〔2010〕11号），2010年4月15日.
